Przejrzystość: stara – nowa zasada

publikacje

publikacje (67)

Waloryzacja. Reaktywacja.

Nie kończą się dysputy uczonych w prawie o waloryzacji, zespół ekspertów nie umie zbudować klauzuli, rząd robi nowelizację ustawy, zamawiający kombinują jak ją obejść, wykonawcy cieszą się z podziału ryzyka „fifty-fifty”. Istny dom wariatów. A sprawa jest prosta i oczywista.

Studium przypadku.

Wystarczy przeżyć jeden taki przetarg: budowa S8 odcinek Konotopa-Powązkowska. Oszacowanie sprzed wszczęcia postępowania 1,3 mld zł. To był 2017 rok. Tak, jak teraz każde otwarcie ofert przynosiło przekroczenie budżetu. Już po publikacji ogłoszenia zamawiający poprosił projektanta o aktualizację oszacowania, maksymalnie pesymistyczną. Projektant przyniósł wynik: 1,8 mld zł. Pół miliarda więcej po kilku miesiącach od poprzedniej wyceny. I ta kwota została odczytana przed otwarciem ofert. Wpłynęły dwie oferty: najtańsza 2,1 mld zł. 300 mln ponad najbardziej pesymistyczną wycenę.

Zamawiający zadał sobie pytanie: czy ceny ofertowe są zawyżone, czy uzasadnione?

Ponieważ sam nie umiał rozstrzygnąć tego problemu, zapytał znaną międzynarodową firmę inżynierską. Firma opracowała analizę ryzyk, które powinny być uwzględnione zarówno przez zamawiającego na etapie oszacowania wartości zamówienia, jak i przez wykonawców na etapie wyceny ofert. Tylko raz widziałem tak kompleksową analizę ryzyka.

Wśród wielu wyrafinowanych ryzyk, było jedno oczywiste i mające kluczowe znaczenie: inflacja. Jeśli mamy inflację np. 15% rocznie i między terminem oszacowania a zakończenia realizacji umowy upływa 4 lata, to (w dużym uproszczeniu, zakładając równomierny rozkład kosztów) można przyjąć wzrost ceny o 30% (przez pierwsze dwa lata wykonawca zarabia powyżej cen rynkowych, a dwa następne sprzedaje poniżej). To oznacza, że przy wartości kosztorysowej 1,3 mld zł (firma potwierdziła poprawność sporządzenia kosztorysu) sama rezerwa na ryzyko inflacji powinna wynosić ok. 400 mln zł. A to z kolei oznacza, że cena uwzględniająca jedynie ryzyko inflacji powinna wynosić co najmniej 1,7 mld zł. Firma przeanalizowała dalsze ryzyka, których łączna wartość wynosiła drugie 400 mln zł, co prowadziło do wniosku, że 2,1 mld zł jest ceną uzasadnioną specyfiką zamówienia.

Na marginesie: był to również piękny dowód na to, że wartość kosztorysowa nijak się na do należytej staranności wymaganej przy oszacowaniu wartości zamówienia. A większość ciągle żyje w przeświadczeniu, że dla oszacowania wartości zamówienia wystarczy sporządzić kosztorys inwestorski.

Na szczęście, wielu obecnie dowiaduje się od kontroli, że jest to zaniżenie wartości zamówienia, czyli naruszenie art. 29 ust. 1 Pzp. Bolesna to nauka, ale lepiej późno, niż wcale.

Wracając do S8 – umowa została zawarta. Pół roku później bank Lehman Brothers raczył upaść i świat się zmienił. Ceny, zamiast rosnąć 15% rocznie, zaczęły spadać ok. 10% rocznie.

01 ile kosztuje ryzyko inflacji c

Wykonawcy mieli przewidzianą rezerwę w wysokości 400 mln zł, a tymczasem koszty materiałów i podwykonawców były niższe, niż w 2007 roku. Ile konsorcjum wykonawców zarobiło ekstra na tym kontrakcie? Nie wiem, co najmniej pół miliarda złotych.

Mentalność Kalego.

Pół miliarda złotych więcej zapłacił jeden zamawiający na jednej inwestycji!

Dlaczego tak było, dlaczego nie było w tej umowie klauzuli waloryzacyjnej? Bo w onym czasie Ministerstwo Finansów twierdziło, że waloryzacja jest nielegalna (a UZP twierdził, że FIDIC jest nielegalny). To były ciemne lata, oby nie wróciły. Ministerstwo Transportu (czy jak się w onym czasie nazywało) korespondowało z Ministerstwem Finansów w imieniu GDDKiA i PKP PLK, aby zmieniło zdanie. Ostatnie stanowisko MF jakie widziałem brzmiało jakoś tak: „ministerstwo finansów nie widzi przeszkód do stosowania klauzul waloryzacyjnych w umowach w sprawie zamówienia publicznego, pod warunkiem jednak, że to nie spowoduje wzrostu obciążeń skarbu państwa”.

Aha, mentalność Kalego: jeśli będzie deflacja, to obniżymy wynagrodzenie, a w przypadku inflacji nie podniesiemy. Analogicznie do „ryczałtu in minus”: jeśli zakres prac będzie mniejszy, wynagrodzenie zostanie obniżone, jeśli większy – nie zostanie podniesione. Właściwie, czemu ja się dziwię? Skoro ministerstwo finansów łamało wszystkie zasady moralne, uczciwości kupieckiej, współżycia społecznego – nie trzeba się dziwić prostym zamawiającym. Ja jednak nie przestanę się dziwić. I oburzać.

Mam nadzieję, że pod wpływem tego przypadku przestano głosić absurdalne poglądy o nielegalności waloryzacji. Podobnie, jak pod wpływem case’u „most wrocławski”, za który zapłacono 124 mln zł więcej, wprowadzono do ustawy obowiązek poprawiania innych, nieistotnych błędów w ofertach.

To jednak stare dzieje. Młodzi nabywcy publiczni nie pamiętają tych czasów. Pytanie, czy to musi oznaczać, że każde pokolenie musi się „sparzyć” samo? Czy nie można uczyć się na błędach starszych? (dla jasności – jest to pytanie retoryczne).

Przez ostatnich ileś lat nie tylko nabywcy, ale uczeni w prawie, doradcy i szkoleniowcy, od których należy wymagać więcej, zgodnie twierdzili, że waloryzacja jest zbędna. Niech wykonawcy wezmą na siebie to ryzyko. Przeświadczenie to umacniała sytuacja rynkowa, która przez lata była stabilna. Wykonawcy rzeczywiście radzili sobie z ryzykiem niewielkiej inflacji.

Wszystko się jednak zmieniło. I wszyscy są zaskoczeni. Ciekawe dlaczego? Inflacja jest stałym i powszechnym (chyba poza Japonią) zjawiskiem gospodarczym. Zmienia się jedynie jej wysokość. W czasach niskiej inflacji nie należało rezygnować z klauzuli waloryzacyjnej. Wystarczyło zaznaczyć, że cena zostanie przeliczona, gdy wskaźnik przekroczy 1-3%. Wydaje się, że to jest maksymalny poziom inflacji, który można przerzucać na wykonawców. Z drugiej strony, do czasu osiągnięcia tej wysokości, być może przez cały czas trwania umowy, ceny są stałe.

Gaszenie pożaru.

Oczywiście doceniam starania UZP i Prokuratorii Generalnej (PG), aby uzasadnić wprowadzenie klauzuli waloryzacyjnej do umów, w których jej nie było. Starają się gasić pożar. Jednak przede wszystkim należy unikać pożaru. Najważniejsze dla mnie stwierdzenia opinii PG dotyczą tego, że stosowanie klauzul waloryzacyjnych powinno być powszechną praktyką: „wobec ryzyka występowania zjawisk trudnych lub nawet niemożliwych do przewidzenia na etapie zawierania umowy, a mających przemożny wpływ na procesy gospodarcze (np. konflikt zbrojny, pandemia), stosowanie mechanizmów waloryzacji wynagrodzenia jest w wielu przypadkach uzasadnione, a wręcz konieczne”.

Waloryzacja jest konieczna! I to nie tylko z powodu pandemii czy wojny. Powodów inflacji jest wiele, ale dla stron umowy jest to bez znaczenia. Ważne, że jest to zjawisko obiektywne, niezależne od stron umowy i poza ich kontrolą. Brzmi jak siła wyższa? To źle, bo inflacja jest jak najbardziej przewidywalna (fakt jej występowania, a nie wysokość).

Jeszcze PG: „Natomiast umowy w sprawie zamówień publicznych mogą zawierać klauzule waloryzacyjne obejmujące swym zakresem zmiany cen nie tylko o charakterze nadzwyczajnym i prowadzącym do znacznego zachwiania ekwiwalentności świadczeń. Wprowadzanie bowiem do umów w sprawie zamówień publicznych postanowień pozwalających na dostosowanie zobowiązań stron do zmieniających się okoliczności należy oceniać generalnie pozytywnie. Jest to również rozwiązanie zdecydowanie właściwsze niż epizodyczne korzystanie z wyjątkowych rozwiązań ustawowych zezwalających na dokonanie zmiany umowy, o których mowa w tym opracowaniu”.

Czy zamawiający wezmą to sobie do serca: żadnej umowy nie proponować rynkowi bez waloryzacji. Obawiam się, że nie. Wystarczy obserwować obyczaje.

Po okresie, w którym waloryzacja była zakazana, przeszliśmy do jej akceptacji formalnej i braku stosowania w praktyce, a skończyliśmy przymusem prawnym. Jak zareagowali najwięksi zamawiający? Wymyślili sposoby obejścia, wszak dysponują uczonymi w prawie do kwadratu. Dwie wymyślono praktyki – jaka szkoda, że oparte na przepisie ustawowym.

Dzielenie się ryzykiem inflacji.

Już chyba pisałem na tych łamach, że dzielenie się ryzykiem jest słuszne, ale nie w ten sposób. Definicja umowy najkorzystniejszej wymaga, aby ryzyka były przypisane tej stronie, dla której ponoszenie danego ryzyka jest względniejsze. W ten sposób należy się dzielić ryzykiem: zamawiający bierze na siebie jedno, a wykonawca drugie.

Inflacja jest zjawiskiem dla sektora publicznego mało szkodliwym. Wraz ze wzrostem cen rosną podatki i inne wpływy budżetowe. Niektórzy mówią nawet, że inflacja jest sposobem okradania przez rządy swoich obywateli i przedsiębiorców. W każdym razie sektor publiczny na inflacji nie traci, w przeciwieństwie do wykonawców. Muszą się oni zabezpieczyć przed ryzykiem inflacji odpowiednio podnosząc cenę. W dzisiejszych czasach jest to ruletka, na dodatek rosyjska. Może nie w każdym przypadku zamawiający przepłaca pół miliarda, ale kilka lub kilkanaście procent rocznie na każdym kontrakcie boli.

Nieprawda, mówią niektórzy; jeśli wykonawca gra zbyt ostrożnie, nie wygra przetargu. To prawda, brak waloryzacji stanowi dodatkowo promocję ryzykantów i lekkoduchów, którzy starają się wygrać, a martwić się będą potem. W konsekwencji firma upada, zamówienie nie jest zrealizowane i tylko głupi zamawiający ma uciechę.

Inflacja jest ryzykiem zamawiającego. Kropka.

Wszelkie próby przerzucania na wykonawców ryzyka inflacji mają ten sam skutek: wzrost cen, upadek firm, niewykonane zamówienia. Szkoda, że na koniec nie odpowiada za to zamawiający, jak w Teksasie.

Jedynym akceptowalnym wyjątkiem jest pomniejszenie waloryzacji o 10-20% wskaźnika. Ma to takie uzasadnienie, że automatyczna waloryzacja umów o wysokość inflacji napędza tę inflację. Jeśli chcemy inflację ograniczać, należy zwracać wykonawcom olbrzymią większość kosztów (80 - 90%). Jest nadzieja, że będą oni w stanie wziąć na siebie tę niewielką część ryzyka inflacji.

Na to słyszę, że przecież PG postuluje dzielenie się ryzykiem inflacji „fifty-fifty”. To nieprawda, a raczej – półprawda. Prokuratoria wyraźnie zaznacza, że: „waloryzacja wynagrodzenia jest na potrzeby opracowania rozumiana jako urealnienie wynagrodzenia wykonawcy z uwagi na tego rodzaju wzrost cen materiałów lub innych kosztów niezbędnych do realizacji umowy, który skutkuje powstaniem znacznej nierównowagi ekonomicznej stron umowy – stanowi instrument, dzięki któremu następuje usunięcie skutków tego zdarzenia. Wyraźnie zaznaczyć należy, że opracowanie dotyczy tego rodzaju ingerencji ex post w już zawartą umowę”.

Dzielenie się ryzykiem inflacji jest rozwiązaniem problemu braku klauzuli waloryzacyjnej w umowie, albo jej nieadekwatności – co nie powinno mieć miejsca.

Analizując gospodarność planowanej waloryzacji wynagrodzenia wykonawcy należy podkreślić, że zasadą jest równomierne rozłożenie na obie strony kosztów ryzyka niemożliwego do przewidzenia wzrostu cen materiałów i kosztów niezbędnych do wykonania umowy. Stwierdzenie to nie oznacza, że ryzyko to musi być zawsze rozłożone po równo, nieuzasadnione jest natomiast przerzucenie tego ryzyka w całości na zamawiającego.

Należałoby tę zasadę opisać bardziej szczegółowo. Jeśli przez kilka lat inflacja wynosiła 2% oznacza to, że składając ofertę w postępowaniu, w którym nie przewidziano waloryzacji, wykonawca powinien był uwzględnić tę inflację. Więcej, przy inflacji 2% powinien założyć pewien margines i przewidzieć inflację np. w wysokości 3%. W przypadku, gdy inflacja wynosi 15% to znaczy, że o jest o 12% wyższa od przewidywanej. Tę różnice można podzielić na pół co oznacza, że wykonawca powinien wziąć na siebie ryzyko w wysokości 9% (3%+6%). Oznacza to, że waloryzacja może być dokonana o 6%, a nie o 7,5%. Zasadę tą ilustruje następujący wykres:

02 podział ryzyka inflacji c

Skandalem jest, że największy polski inwestor deklaruje: „jednym z głównych założeń mechanizmu waloryzacyjnego jest solidarny (50/50) podział ryzyka związanego ze wzrostem/spadkiem kosztów realizacji kontraktów pomiędzy wykonawcę a zamawiającego (GDDKiA). Przyjęto, że 50 proc. wartości kontraktu podlega waloryzacji. Takie podejście ma zapobiec sytuacji niekontrolowanego i nieograniczonego wzrostu kosztów inwestycji drogowych”.

Przyjęcie takiej zasady oznacza, że GDDKiA kradnie wykonawcom połowę należnego im wynagrodzenia. I nawet się tego nie wstydzi.

Drugim jaskrawym obejściem ekonomii (bo niestety, nie prawa) jest wprowadzanie ograniczeń waloryzacji. W pierwszym okresie po wprowadzeniu przymusu waloryzacji najwięksi zamawiający wprowadzili sufit 5%. Przy inflacji rzędu 10%. Później podnieśli do 10% - przy inflacji rzędu 20%. To również zuchwała kradzież.

Przede wszystkim jednak: jakie są skutki takich praktyk? Takie same – zwiększenie cen ofertowych, upadek firm (ze wszystkimi tego konsekwencjami dla całej gospodarki i budżetu) i niewykonane zamówienia. O ile wyższe są ceny ofert?

Jeżeli rzeczywista inflacja wynosi 20%, a limit 10%, to, aby uzyskać należne pieniądze, wykonawca musi podnieść cenę ofertową o ok. 20% przy czteroletnim kontrakcie.

03 limit powoduje wzrost ceny c

Mają szczęście, że nie jestem kontrolerem; złożyłbym nie tylko wniosek o dyscyplinę finansów publicznych, ale i o odszkodowanie pracodawcy za poniesione nieuzasadnione wydatki. Czy bez tak drastycznych kroków nic się nie zmieni?

Czy należy waloryzować umowy na dostawy? Jasne. Czy należy waloryzować umowy po upływie 6 miesięcy? Zawsze lepiej, niż po upływie 12 miesięcy. Ja jednak stosuję klauzulę waloryzacyjną od pierwszego miesiąca realizacji z datą odniesienia na miesiąc składania ofert. Dramat polega na tym, że bez ręcznego sterowania (zmian ustawy) nie da się przekonać zamawiających do zasad.

A może to ja się mylę? Przecież nie mogą się mylić najwyżsi urzędnicy, profesorowie, mecenasi i uczeni w prawie. A jednak? To w większości prawnicy. Skąd mają wiedzieć coś o zjawiskach ekonomicznych? Skąd mają wiedzieć jak skonstruować klauzulę waloryzacyjną?

Ja też, niestety, nie jestem ekonomistą. Ale ja słucham mądrzejszych od siebie. Zawsze przyznaję, że najwięcej nauczyłem się od moich klientów, kursantów.

 

Powyższy tekst ukazał się na łamach Miesięcznika Zamówenia Publiczne. Doradca.

Autor: Dariusz KOBA

Czytaj dalej...

Dwa światy

 

Rozważamy nieraz dlaczego praktyka zamówień publicznych tak daleko odbiega od zakupów prywatnych. To przecież podobne branże. Logika zakupów jest jedna (fragment naszego credo). Biorę do ręki Informacje o zawodzie wydane przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Porównuję Agenta do spraw zakupów (332301) i Specjalistę ds. zamówień publicznych (242225). I już wiem.

 
1. Opis pracy
Agent do spraw zakupów jest zawodem o charakterze usługowym. Osoba zatrudniona w tym zawodzie jest odpowiedzialna za zagwarantowanie optymalnego źródła dostaw asortymentu niezbędnego do realizacji celów biznesowych organizacji i jej poszczególnych jednostek. Jego praca polega na zrozumieniu potrzeb biznesowych firmy, zbieraniu ofert od potencjalnych dostawców, negocjowaniu warunków zakupu na podstawie dostępnego budżetu i utrzymywaniu trwałych relacji
biznesowych z aktualnymi i potencjalnymi kontrahentami. Odpowiada za monitorowanie realizacji podpisanych umów. Współpracuje również z innymi działami swojej firmy w celu zapewnienia sprawności jej działania.
Praca specjalisty do spraw zamówień publicznych polega na przygotowaniu i przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, w celu wyboru wykonawcy zamówienia i zawarcia z nim umowy.

TAM optymalna realizacja celów biznesowych. TU zgodne z przepisami zawarcie umowy.

2. Sposoby wykonywania pracy
Agent do spraw zakupów wykonuje pracę głównie w relacji człowiek – człowiek polegającą m.in. na:
  • - śledzeniu potrzeb (celów) biznesowych i planów zakupowych instytucji / przedsiębiorstwa,
  • - budowaniu dla potrzeb instytucji bazy wiedzy o rynku produktów/usług oraz ich dostawców,
  • - penetrowaniu rynku pod kątem potrzeb (celów biznesowych) swojej instytucji i proponowaniu partnerom wewnętrznym optymalnych rozwiązań,
  • - analizowaniu i porównywaniu cen, warunków i terminów dostaw w innych transakcjach,
  • - zarządzaniu procesem ofertowym,
  • - negocjowaniu ogólnych warunków dostaw z wybranymi kontrahentami,
  • - wyborze optymalnego źródła zaopatrzenia,
  • - nadzorowaniu realizacji podpisanych umów przez zaopatrzeniowców,
  • - całościowej ocenie współpracy z dostawcami,
  • - budowaniu partnerskich relacji ze strategicznymi dostawcami,
  • - wykorzystywaniu nowych technologii i narzędzi (platform) zakupowych.
Specjalista do spraw zamówień publicznych w swojej pracy stosuje metody, techniki i procedury określone w aktach prawnych z zakresu zamówień publicznych związane z:
  • przygotowaniem opisu przedmiotu zamówienia, opisu warunków udziału w postępowaniu i sposobu oceny ich spełnienia, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami,
  • przygotowaniem specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
  • publikacją ogłoszeń dotyczących postępowania,
  • przygotowywaniem wyjaśnień treści specyfikacji i odpowiedzi na pytania wykonawców,
  • wzywaniem do uzupełnienia dokumentów, złożenia wyjaśnień przez wykonawców,
  • uczestniczeniem w pracach komisji przetargowych (bierze udział w otwarciu ofert, ich ocenie, negocjacjach z wykonawcami),
  • rekomendowaniem Kierownikowi Zamawiającego sposobu rozstrzygnięcia postepowania, tj. wyboru najkorzystniejszej oferty albo unieważnienia postępowania,
  • wykonywaniem niezbędnych czynności związanych z zawarciem umowy, w przypadku wyboru oferty najkorzystniejszej,
  • wykonywaniem czynności właściwych dla postępowania odwoławczego, włącznie
  • z reprezentowaniem Zamawiającego przed właściwymi organami w tych postępowaniach,
  • dokumentowaniem prowadzonych postępowań, sporządzaniem planów i sprawozdań o udzielonych zamówieniach.

TAM budowanie relacji międzyludzkich. TU praca z dokumentami.

3. Wykształcenie niezbędne do podjęcia pracy w zawodzie
Obecnie (2018 r.) do podjęcia pracy w zawodzie agent do spraw zakupów wymagane jest
wykształcenie na poziomie technikum w zawodach z obszaru kształcenia administracyjno-usługowego.
Podjęcie pracy ułatwiają studia na uczelni wyższej (np. na kierunku logistyka lub handel).
Do wykonywania pracy w zawodzie specjalista do spraw zamówień publicznych preferowane jest wykształcenie wyższe na kierunku prawo i administracja lub wykształcenie wyższe pierwszego stopnia w zakresie dowolnej dyscypliny uzupełnione studiami podyplomowymi z zakresu zamówień
publicznych.

TAM handel, zaopatrzenie, sprzedaż, czyli biznes. TU prawo i administracja.

4. Zadania zawodowe

Pracownik w zawodzie agent do spraw zakupów wykonuje różnorodne zadania, do których należą w szczególności:


Z1 Analizowanie rynku produktów/usług w danym asortymencie/kategorii zakupowej na
podstawie strategii zakupowej firmy/instytucji.
Z2 Uczestniczenie w procesie selekcji źródeł dostaw, zgodnie z procedurą zakupową.
Z3 Analizowanie otrzymanych ofert i negocjowanie optymalnych warunków dostawy.
Z4 Organizowanie bazy danych aktywnych i potencjalnych źródeł dostaw i budowanie partnerskich relacji ze strategicznymi i kluczowymi dostawcami.
Z5 Ocenianie współpracy z aktywnymi dostawcami i wspieranie zespołów operacyjnych (zaopatrzeniowców) w egzekwowaniu od dostawców realizacji wynegocjowanych warunków.

Pracownik w zawodzie specjalista do spraw zamówień publicznych wykonuje różnorodne zadania, do których należą w szczególności:


Z1 Dobieranie trybu udzielania zamówienia publicznego.
Z2 Przygotowywanie opisu przedmiotu zamówienia, warunków udziału w postępowaniu i sposobu oceny ich spełniania.
Z3 Sporządzanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia.
Z4 Przygotowywanie i publikowanie ogłoszeń dotyczących postępowań oraz udzielanie wyjaśnień zainteresowanym wykonawcom.
Z5 Przyjmowanie ofert, ocenianie i rekomendowanie rozstrzygnięcia postępowania.
Z6 Reprezentowanie zamawiającego w procedurze odwoławczej i przed instytucjami
kontrolującymi.
Z7 Prowadzenie dokumentacji dotyczącej zamówień publicznych.
Z8 Opracowywanie i monitorowanie realizacji planów zamówień publicznych.
Z9 Sporządzanie sprawozdań o udzielonych zamówieniach.

Tam tylko pięć zadań. Tu aż dziewięć. Jednak nie w liczbie siła. Poniżej ich porównanie.

5. Przygotowanie postępowania

Z1
WIEDZA – zna i rozumie:

  • Podstawowe cele biznesowe i podstawy finansów (budżetowanie i controling) przedsiębiorstwa/instytucji;
  • Podstawowe narzędzia do określania pozycji swoich kategorii zakupowych i celów negocjacyjnych (Kategoryzacja ABC w zakupach4);
  • Modele analizy rynku (Koncepcja Pięciu Sił Portera);
  • Model analizy SWOT;
  • Model Macierzy Kraljic’a.

UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:
  • Analizować cele biznesowe i dokumenty finansowe firmy (bilans, rachunek wyników i strat, przepływy gotówkowe);
  • Klasyfikować kategorie zakupowe przedsiębiorstwa/instytucji, przy pomocy narzędzia Kategoryzacji ABC;
  • Analizować dynamikę rynku dla wybranych kategorii zakupowych, przy pomocy modelu pięciu Sił Portera;
  • Tworzyć strategie zakupowe przy pomocy narzędzi analizy SWOT i Macierzy Kraljic’a;
  • Przedstawiać wyniki analiz do konsultacji kierownictwu przedsiębiorstwa/instytucji.

Z1
WIEDZA – zna i rozumie:

  • Przepisy prawne dotyczące wyboru trybu
  • postępowania o udzielenie zamówienia;
  • Zasady dotyczące analizy wyboru trybu postępowania o udzielenie zamówienia.

 

UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:

  • Analizować ustawowe przesłanki dotyczące wyboru trybu postępowania o udzielenie zamówienia;
  • Uzasadniać wybór trybu postępowania.

 

Z2
WIEDZA – zna i rozumie:

  • Strukturę opisu przedmiotu zamówienia wymaganą w zamówieniach publicznych;
  • Zasady dotyczące tworzenia opisu przedmiotu zamówienia zawarte w przepisach prawnych.

 

UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:

  • Opracowywać opis przedmiotu zamówienia;
  • Weryfikować opis przedmiotu zamówienia w zakresie zgodności z zasadą konkurencyjności i równego traktowania wykonawców.

 

Z3
WIEDZA – zna i rozumie:

  • Zasady dotyczące przygotowania i tworzenia specyfikacji istotnych warunków zamówienia zawarte w przepisach prawnych;
  • Zasady sporządzania umów z wykonawcami.

 

UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:

  • Przygotowywać specyfikację istotnych warunków zamówienia;
  • Określać warunki udziału w postępowaniu i przesłanki wykluczenia;
  • Wskazywać dokumenty potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu i przesłanki wykluczenia z postępowania;
  • Przygotowywać formularz ofertowy oraz oświadczenia wymagane w prowadzonym postępowaniu, uwzględniając Wspólny Słownik Zamówień;
  • Przygotowywać wzory umów zgodnie z wymaganiami przepisów prawnych.

TAM analizy, strategie, dynamika – wszystko dla realizacji celów. TU głównie przepisy.

6. Pozyskiwanie ofert

Z2
WIEDZA – zna i rozumie:

 

  • Narzędzia pozyskiwania informacji handlowych i technicznych w procesie zakupowym (RFI – Zapytanie o Informację, RFP – Zapytanie o Rozwiązanie i RFQ – Zapytanie o Ofertę Handlową);
  • Rynek dostawców i rozwiązań w swoich kategoriach zakupowych;
  • Metody selekcji potencjalnych dostawców na poszczególnych etapach procesu zakupowego.
  • Proces definiowania kryteriów wyboru dostawców/produktów.


UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:

 

  • Odpowiednio korzystać z narzędzi zakupowych (RFI –Zapytanie o Informację, RFP – Zapytanie o Rozwiązanie i RFQ – Zapytanie o Ofertę Handlową);
  • Analizować rynek dostawców i rozwiązań w swoich kategoriach zakupowych;
  • Uczestniczyć w wewnętrznych grupach interdyscyplinarnych w określaniu kryteriów analizy ofert wg ich ważności dla osiągnięcia celu biznesowego;
  • Określać kryteria wyboru dostawców/produktów i przedstawiać do konsultacji kierownictwu przedsiębiorstwa/ instytucji.

Z4
WIEDZA – zna i rozumie:

 

  • Zasady dotyczące przygotowania, przesyłania do publikacji i publikowania ogłoszeń dotyczących postępowań określone w regulacjach prawnych.


UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:

 

  • Przygotowywać ogłoszenie dotyczące postępowania;
  • Publikować i/lub przesyłać do publikacji ogłoszenie dotyczące postępowania;
  • Udzielać informacji i wyjaśnień (ew. we współpracy ze specjalistami w przedmiocie zamówienia) w odpowiedzi na zapytania zainteresowanych wykonawców.

TAM aktywne pozyskiwanie informacji, analiza rynku, wybór najlepszego wykonawcy. TU wystarczy opublikować ogłoszenie.

7. Ocena ofert

Z3
WIEDZA – zna i rozumie:

 

  • Działanie platform Business Intelligence (analizy ryzyka dla konkretnych dostawców/produktów);
  • Modele analizy ryzyka i kwalifikacji nowych dostawców/rozwiązań;
  • Narzędzia badania stabilności finansowej potencjalnych partnerów;
  • Typy taktyk negocjacyjnych i technik perswazyjnych;
  • Techniki przygotowania scenariuszy negocjacyjnych.

 

UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:

  • Korzystać z platform zakupowych do optymalizacji procesów zbierania i analizy ofert;
  • Analizować możliwe ryzyka finansowe i logistyczne dla nowych dostawców;
  • Analizować różne poziomy ryzyka zależnie od źródła dostaw;
  • Przygotowywać proces negocjacyjny (podział ról pomiędzy członków zespołu) i określić oczekiwany maksymalny i minimalny (BATNA) cel negocjacyjny;
  • Określać techniki negocjacyjne stosowane przez drugą stronę;
  • Oceniać cele negocjacyjne dostawcy i ich ważność;
  • Budować modele kosztowe (cost break down) i wykorzystywać je w procesie rekomendacji
  • źródła dostaw kierownictwu przedsiębiorstwa/instytucji.

Z5
WIEDZA – zna i rozumie:

 

  • Zasady dotyczące rozstrzygania postępowań;
  • Zasady dotyczące wyboru oferty najkorzystniejszej, zapewniającej wymaganą jakość wykonania przy konkurencyjnej cenie;
  • Zasady dotyczące unieważnienia postępowania.

 

UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:

  • Przyjmować, przechowywać oferty i dokonywać ich otwarcia zgodnie z przepisami prawa;
  • Organizować pracę komisji przetargowej i/lub współpracować z członkami komisji;
  • Weryfikować spełnianie przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu;
  • Weryfikować czy wykonawcy nie podlegają wykluczeniu;
  • Oceniać oferty według kryteriów przyjętych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia i uzasadniać wyniki ocen;
  • Organizować i prowadzić negocjacje z wykonawcami;
  • Wskazywać najkorzystniejszą ofertę i uzasadnić jej wybór;
  • Przygotowywać dokumenty umowy i finalizować jej podpisanie;
  • Oceniać podstawy do unieważnienia postępowania;
  • Uzasadniać unieważnienie postępowania.

W tym zakresie duże podobieństwa, przynajmniej w teorii. Brawo!

8. Procesy pozakupowe

Z4
WIEDZA – zna i rozumie:

 

  • Proces budowania katalogów zakupowych;
  • Funkcjonowanie systemu informatycznego przedsiębiorstwa (ERP) w obszarze tworzenia bibliotek dostawców;
  • Cele biznesowe i plany rozwojowe dostawców;
  • Metody określania przez dostawców ważności współpracy z poszczególnymi klientami (Balance of Power).

 

UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:

  • Korzystać z narzędzi systemu informatycznego przedsiębiorstwa (ERP);
  • Analizować potencjał dostawców z punktu widzenia celów rozwojowych firmy;
  • Ustalać wspólne plany współpracy korzystne dla obu stron;
  • Budować atrakcyjność firmy wobec dostawcy.

Z6
WIEDZA – zna i rozumie:

 

  • Zasady w zakresie przewidzianych w przepisach prawnych środków ochrony prawnej;
  • Prawa i obowiązki kontrolowanego.

 

UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:

  • Dokonywać analizy zasadności składanych przez wykonawców środków ochrony prawnej;
  • Uzasadniać decyzję zamawiającego, która stała się podstawą wniesienia przez wykonawcę środka ochrony prawnej;
  • Oceniać poprawność przeprowadzonej procedury;
  • Przygotowywać dokumentację w sposób zgodny z prawem oraz udzielać stosownych wyjaśnień na wezwanie kontrolującego.

 

Z7
WIEDZA – zna i rozumie:

  • Rodzaje dokumentacji dotyczącej zamówienia publicznego;
  • Zasady archiwizacji dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

 

UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:

  • Dobierać wzór protokołu zgodnie z trybem postępowania;
  • Opracowywać protokoły z postępowań zgodnie z wymaganiami przepisów prawnych;
  • Archiwizować dokumentację postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

TAM budują biblioteki dostawców i plany współpracy. TU czołgają zamawiającego niezadowoleni wykonawcy i kontrole.

9. Realizacja

Z5
WIEDZA – zna i rozumie:

 

  • Metody oceny dostawców;
  • Wewnętrzne procesy oceny jakości;
  • Systemy oceny jakości dostawcy;
  • Ryzyka w łańcuchach dostaw.


UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:

 

  • Wykorzystywać modele instytucjonalne/firmowe do oceny jakości dostarczanych produktów/usług;
  • Angażować użytkowników wewnętrznych w przekazywaniu opinii o poziomie obsługi przez danego dostawcę;
  • Egzekwować realizację poszczególnych dostaw, zgodnie z warunkami umowy, np. przez wykorzystanie zapisów o karach umownych;
  • Adaptować wybrane postanowienia umowy do zmieniających się warunków i przedstawiać do konsultacji kierownictwu przedsiębiorstwa/instytucji;
  • Sporządzać raporty oceny dostawców produktów/usług.
 

TAM po zawarciu umowy zamówienie dopiero się zaczyna. TU nie istnieje.

10. Planowanie, sprawozdania
 

Z7
WIEDZA – zna i rozumie:

 

  • Zasady dotyczące przygotowania i wykonywania planu zamówień publicznych;
  • Zasady dotyczące monitorowania planu zamówień publicznych i jego weryfikacji.

UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:

 

  • Przygotowywać plan zamówień publicznych;
  • Analizować na bieżąco plan zamówień;
  • Oceniać zasadność i możliwości prawne dokonywania zamówień nieujętych w planie.


Z8
WIEDZA – zna i rozumie:

 

  • Zasady prawne dotyczące przygotowywania sprawozdań o udzielonych zamówieniach;
  • Zasady archiwizacji dokumentacji z przeprowadzonych postępowań o zamówienia publiczne.

UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:

 

  • Przygotowywać sprawozdanie o udzielonych zamówieniach;
  • Publikować sprawozdanie o udzielonych zamówieniach zgodnie z wymogami przepisów prawa;
  • Archiwizować dokumentację z przeprowadzonych postępowań o zamówienia publiczne.

TAM chyba też mają plany i sprawozdania, ale nie robią z tego nauk tajemnych. TU spora część pary idzie w gwizdek, czyli papiery.

Na koniec jeszcze jedna różnica: wynagrodzenie
Obecnie (2018 r.) wynagrodzenie osób pracujących w zawodzie agent do spraw zakupów mieści się z reguły w przedziale od 3700 zł do 15 000 zł brutto miesięcznie w przeliczeniu na pełen etat, przy średnim wynagrodzeniu w kraju wynoszącym około 4700 zł brutto miesięcznie. Średnie miesięczne zarobki specjalistów do spraw zamówień publicznych wynoszą około 4400 zł brutto.

TAM można dojść do bardzo dobrych zarobków. TU płacą mniej, niż średnia; mniej, niż na kasie w markecie. Skandal!

 

I temat na inną opowieść.

 

Powyższy tekst ukazał się na łamach Miesięcznika Zamówenia Publiczne. Doradca.

Autor: Dariusz KOBA

Czytaj dalej...

Co wyszło, a co nie, w nowym Prawie zamówień publicznych - część 4

To już ostania część problemów zidentyfikowanych w uzasadnieniu do nPzp. Przyglądam się temu, czy problemy właściwie zidentyfikowano, co zrobiono, aby je rozwiązać i co jeszcze mogło być zrobione. 

OGRANICZONA DOSTĘPNOŚĆ DO ŚRODKÓW ODWOŁAWCZYCH DO KRAJOWEJ IZBY ODWOŁAWCZEJ (KIO) ORAZ SKARG NA WYROKI KIO DO SĄDÓW POWSZECHNYCH

Nie jestem przekonany co to tej tezy. Czy 2,5-3 tysiące odwołań rocznie to jest mało? To zależy z czym to porównać. Zestawiając z 140 000 postępowań otrzymujemy wynik 2%. W jednym postępowaniu na 50 wykonawca się skarży. To chyba nie jest dużo. Należy ponadto spojrzeć na rozstrzygnięcia :

Odwołania rozpatrzone w 2019 r.  Liczba ogółem  Odsetek ogółem 
 Rozpatrzone  2 694  100%
 Zwrot z powodu braku wpisu lub nie uzupełnienia braków formalnych  201  8%
 Umorzenie postępowania z powodu uwzględnienia zarzutów odwołania przez zamawiającego  544  20%
 Umorzenie postępowania z powodu cofnięcia odwołania  620  23%
 Odrzucone  60  2%
 Oddalone  726  27%
 Uwzględnione  543  20%

Odwołań zwróconych nie należy uwzględniać i traktować jako niebyłe. Umorzone to te, które nigdy nie powinny były wpłynąć i powinny być rozstrzygnięte między zamawiającym a wykonawcą (co jest jednym z powodów do przywrócenia protestów – byłoby 43% mniej odwołań). Odrzuceń prawie nie ma, co świadczy o profesjonalizmie wykonawców. Na rozprawy kieruje się mniej, niż połowę odwołań. Tylko te odwołania należy brać pod uwagę, bo tylko w ich przypadku mamy prawdziwy spór wymagający interwencji organu sądowego. Dotyczy to mniej, niż 1% postępowań.

Wyniki rozpraw to 57:43 dla zamawiających. Nie dzieląc włosa na czworo i pamiętając o tym, że wyrok KIO niczego nie przesądza, oznacza to, że w 0,5% (pół procenta) postępowań dochodzi do nieprawidłowości. Wrócimy do tego kilka punktów dalej.

Wracając do dostępności ŚOPów, moi zdaniem jest to kwestia kalkulacji. Jeśli jestem przekonany, że mam rację, wysokość kosztów nie ma żadnego znaczenia, wszak druga strona będzie zobowiązana je zwrócić. Żadna wysokość wpisu (w rozsądnych granicach) nie stanowi bariery w dostępie doŚOPów.

Wysokość wpisu zaczyna mieć znaczenie przy kalkulacji prawdopodobieństwa przegranej:

koszty odwołania * prawdopodobieństwo przegranej < zysk

Jeśli:

  • suma kosztów postępowania odwoławczego w przypadku krajowych dostaw i usług wynosi (7,5 tys. wpis + (2 * 3,6 tys. dla pełnomocników) = 14,7 tys. zł)
  • prawdopodobieństwo przegranej wynosi 57%, a
  • zysk na zamówieniu 5%,

to opłaca się wnosić odwołanie od zamówienia o wartości 167 tys. zł, czyli niewiele więcej od progu stosowania przepisów. Trochę gorzej to wypada w przypadku najmniejszych robót. Niemniej, nie można twierdzić, że koszty postępowania odwoławczego stanowią jakiekolwiek ograniczenie w dostępności do ŚOPów.

Jest wręcz odwrotnie: w przypadku większych zamówień (niekoniecznie tych największych) zestawienie kosztów z prawdopodobieństwem wygranej i spodziewanym zyskiem wskazuje, że „głupi by nie obstawiał”. W każdym razie granie w KIO ma znacznie większy sens niż gra w TOTOLOTKA.

Jeśli chodzi o wpis od skargi, to pamiętamy czasy, gdy wynosił on (po otwarciu ofert) 5% wartości przedmiotu zamówienia (nie więcej, niż 5 mln zł). Wykonawca stawiał na szali cały potencjalny zysk. Tylko ci, którzy byli absolutnie pewni wygranej wnosili skargi. Od dawna jednak mamy 5-krotność wpisu, niezależnie od etapu wniesienia odwołania.

Weźmy jako przykład zamówienie na robotę budowlana o wartości 20 mln zł, o które walka wymaga wniesienia wpisu w wysokości 50 tys. zł. Jeśli nawet przyjąć rentowność w wysokość 2%, to spodziewamy się zarobić 400 tys. zł inwestując kilkadziesiąt (do wpisu dochodzą pełnomocnicy). „Głupi by nie obstawiał”.

Problem nie polega na wysokości wpisu i innych kosztów postępowania. Problem polega na prawdopodobieństwie. Dopóki prawdopodobieństwo wygranej będzie oscylować wokół 50% - „głupi by nie obstawiał”. W ten sposób dochodzimy do istoty sprawy, czyli kolejnego problemu:

NIEJEDNOLITOŚĆ ORZECZNICTWA KIO I SĄDÓW POWSZECHNYCH W PRZEDMIOCIE ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

Jakie nadzieje wszyscy żywili w stosunku do KIO.

Powstanie profesjonalna Izba zajmująca się zawodowo rozstrzyganiem sporów. Koniec pośpiechu powodowanego rozkładem jazy pociągów. Wreszcie powstanie linia orzecznicza. Siądą, coś uchwalą. Nieważne jak bardzo to będzie sprawiedliwe czy wyrafinowane – ważne, że będzie stabilnie i przewidywalne.

Dlaczego nic z tego nie wyszło? Nie wiem. Podejrzewam, że nie poszło o brak wiedzy (niegłupie ludzie tam siedzą), lecz (jak zwykle) o nasze cechy narodowe: gdy nas trójka, to poglądy mamy cztery, szlachcic na zagrodzie.., itd.

Pamiętam również, że gdy w końcu Izba coś sobie postanowiła (odrzucać odwołania krajowe z zarzutami wobec konkurencyjnej oferty), Prezes UZP postanowił się z tym nie zgodzić. I zamiast dokonać zmiany prawa, urządzono nam gorszące widowisko sporu na linii KIO-UZP rozstrzyganego w poszczególnych sądach okręgowych i liczeniem trupów. Zupełnie bez znaczenia była w tym sporze racja (osobiście uważałem, że jest po stronie Prezesa UZP). Taki sposób narzucania KIO interpretacji to był gwałt i przetrącenie kręgosłupa. Po takim doświadczeniu lata miną zanim KIO odważy się wyjść z budy.

To jest, być może, wyjaśnienie, ale nie usprawiedliwienie. Nadal czekamy na przesądzenie wielu spraw budzących kontrowersje. Ktoś powinien robić analizy i proponować rozwiązania, które będą dyskutowane i głosowane na zgromadzeniach. Nie wiem, czy powinni to być członkowie Izby (zwolnieni z orzekania), pracownicy UZP, czy biegli z zewnątrz. To bez znaczenia. Ta praca powinna być wykonywana systematycznie już piętnaście lat.

Chyba, że jest już za późno. Być może KIO nie odegra nigdy swojej chwalebnej roli w systemie zamówień publicznych i nigdy nie wypełni pokładanych w niej nadziei. Bo oto na scenę wchodzi nowy aktor, pierwszoplanowy.

Sąd zamówień publicznych.

Pomysł rozważany kilkanaście lat temu. Dalibóg, nie wiem dlaczego to wcześniej nie zostało zrobione. Wszystkie skargi na wyroki KIO do jednego sądu. To takie proste. Skoro kilkudziesięciu członkom Izby trudno było dojść do konsensusu, to kilku sędziom warszawskiej okręgówki powinno pójść łatwiej.

Gdyby tak zaczęli od orzekania w pełnym składzie, aby wszyscy mogli uczestniczyć w wypracowaniu orzeczeń i uzasadnień, i podpisać się pod nimi. Ewentualnie mogą regularnie chodzić na piwo (są sprawy w zamówieniach publicznych, których bez wspomagania człowiek nie obejmie). Wszystko jedno: muszą tylko rozmawiać. byleby udało się od początku uzyskać niesprzeczność orzeczeń.

Wybaczymy błędy merytoryczne i formalne, byle było jednolicie. A jeśli na dodatek sąd zechciałby uwzględniać cele i zasady, a nie tylko literę prawa – wiele mogłoby się dość szybko zmienić:

  1. zamawiający wiedzieliby co można, a czego nie wolno robić, co przyniosłoby wreszcie poczucie bezpieczeństwa przy przestrzeganiu określonych zasad
  2. wykonawcy wiedzieliby kiedy mają rację, a kiedy nie, co zapobiegłoby wniesieniu większości odwołań nie mających szans na uwzględnienie
  3. kontrole przestałyby stawiać zarzuty, które nie są potwierdzone w orzecznictwie
  4. prawnicy straciliby dominujący wpływ na procedurę, co umożliwiłoby skupienie się na efektywności procesu, nie na formalnej poprawności
  5. uzasadnienia wyroków uzupełniałyby przepisy ustawowe, co mogłoby zapobiec stałemu rozwojowi regulacji ustawowej jako jedynej metodzie wpływania na rzeczywistość
  6. ………………………..

Aż boję się mieć nadzieję…

BRAK WYODRĘBNIONEJ I UPROSZCZONEJ PROCEDURY UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PONIŻEJ PROGÓW UNIJNYCH

Rzeczywiście: nie było takiej procedury. Teraz jest tryb podstawowy. Czy to taka wielka i pozytywna zmiana?

Prawdopodobnie dominować będzie wariant 1., czyli przetarg nieograniczony. Trudno znaleźć różnice w postępowaniu: mniejszy nakład pracy, większa elastyczność, krótszy czas.

Mamy nadzieję na upowszechnienie się wariantu 2. z możliwością negocjacji. Dokładnie tak samo ta możliwość była (i jest powyżej progu) uregulowana w negocjacjach z ogłoszeniem (choć opisana od drugiej strony).

To żadna zmiana. Wykluczono prekwalifikację. To zła zmiana: może przyspiesza postępowanie, ale uniemożliwia wybór oferty jednego z najlepszych wykonawców (można było choć pozostawić taką możliwość).

Oczywistym jest, że wariant 2. będzie trwał znacznie dłużej, niż 1. – prawdopodobnie dwa razy dłużej (zupełnie nie rozumiem po co wykonawcom 5 dni na złożenie ofert dodatkowych). To w czym nadzieja na jego szersze zastosowanie? Że nie nazywa się „negocjacje” tylko „tryb podstawowy”? To przecież tylko zmiana semantyczna.

Niemniej może zadziałać.

Jeśli okaże się, że wariant 2. będzie stosowany znacznie częściej niż NzO dotychczas – będzie to ciekawy problem badawczy dla językoznawców, psychologów i pokrewnych dyscyplin.

Czy jednak negocjacje w tym wariancie w ogóle zasługują na taką nazwę? Negocjacje polegają na poszukiwaniu kompromisu, na czynieniu ustępstw, na wypracowaniu optymalnego balansu praw i obowiązków, rozkładu ryzyka. Nic takiego nie może mieć miejsca w tym wariancie, zwłaszcza po nowelizacji, która dodała absurdalny (rozumiem, że wymuszony przez interesariuszy) nakaz zaoferowania w ofercie dodatkowej nie gorszych od oferty wstępnej warunków w zakresie wszystkich kryteriów. Żadnych ustępstw ze strony zamawiającego. Nawet przy zastosowaniu ulubionej triady kryteriów (cena – gwarancja – termin) strony nie mogą rozmawiać o tym, że np. obniżenie ceny jest możliwe przy skróceniu gwarancji lub wydłużeniu terminu. Żadnych ustępstw ze strony zamawiającego. To nie są negocjacje. To albo dyktat, albo chodzenie po prośbie. Ani jedno, ani drugie nie przystoi państwu / miastu / sektorowi publicznemu. Jeszcze zamawiający przyzwyczają się do takich „negocjacji”.

A wykonawcom przywodzi to na myśl „dożynki”, „ścianę płaczu” i inne, gorsze jeszcze praktyki.

Czy będzie stosowany wariant 3., czyli dialog konkurencyjny bez prekwalifikacji? Zapewne bardzo rzadko. Wiadomo, że wariant ten musi trwać jeszcze znacząco dłużej. A tylko ten wariant umożliwia prawdziwe negocjacje, w których wyniku mogą powstać optymalne warunki zamówienia umożliwiające złożenie najkorzystniejszych ofert. Miejmy nadzieję, że i w tym przypadku zmiana semantyczna zadziała. Wszak dialog konkurencyjny był przedstawiany jako tryb właściwy jedynie dla wyjątkowo skomplikowanych zamówień, a tryb podstawowy to tryb podstawowy, czyli najczęstszy, najprostszy, zalecany, niepodejrzany…

ROZPROSZONY I NIEEFEKTYWNY SYSTEM KONTROLI

Przede wszystkim: nie ma żadnego systemu kontroli. Każdy organ kontroli kontroluje inaczej, ma inną pragmatykę służbową, inną wizję zamówień i swojej roli. Każdy pewnie doświadczył sytuacji, w której jedna kontrola nie ma uwag, a druga stwierdza rażące naruszenie. Albo ten sam organ kontroli po zmianie „ważnej osoby” zaczyna kwestionować działania, które dotychczas aprobował. Dramat. I trybunał stanu. Tylko dla kogo? Kto odpowiada za ten bajzel? Przecież nie Prezes UZP. Minister też nie. Nawet Premier nie ma wpływu na NIK, czy audytową. To zostało potwierdzone w czasie prac nad nPzp.

Z wielkich zamiarów pozostał Komitet ds. kontroli.

Skoro nie można dokonać zmiany metodą nakazową, można ją dokonać jedynie na gruncie dobrowolnej współpracy. To brzmi pięknie, lecz jest mało praktyczne. Przed Komitetem stoi wielkie wyzwanie. Tak, jak w przypadku KIO, głównym problemem nie będzie brak wiedzy, lecz pokory, dobrej wiary, zdolności do ustępstw, poszukiwania kompromisu, otwarcia na zmiany.

Należy trzymać kciuki / zamówić gregoriankę / wesprzeć na wszystkie możliwe sposoby ten proces. Od pracy tego ciała w dużej mierze zależy przyszłość zamówień
publicznych.

Nowa ustawa przewiduje wiele instrumentów, których łączne zastosowanie daje pewne nadzieje:

  • uznawanie wyników kontroli przez wszystkie organa
  • upublicznianie wyników kontroli
  • „dzielenie się” wynikami kontroli z innymi jednostkami
  • ujednolicenie podejścia do nieprawidłowości
  • obowiązek zamawiającego informowania organów kontroli o już przeprowadzonych kontrolach
  • wspólna lista kontrolna zamieszczana uprzednio na stronie internetowej

BRAK PRZEJRZYSTOŚCI USTAWY WYWOŁANY LICZNYMI NOWELIZACJAMI

To już ostatni (13) problem opisany w uzasadnieniu do nPzp. Bez wątpienia dla nowego czytelnika musiała wyglądać dziwnie choćby numeracja artykułów starej ustawy. Nie sądzę jednak, aby to był istotny problem dla tych, którzy wzrastali z ustawą i uczyli się zmian na bieżąco. Czy więc z tego powodu należało napisać nowy akt? Nie, są ważniejsze powody (12 poprzednio omówionych problemów).

Czy nowa ustawa stanowi skok jakościowy pod względem przejrzystości?

Napadł mnie z rok temu sąsiad, inżynier, właściciel firmy, która od 25 lat żyje z zamówień publicznych, mądry człowiek. I woła: „Coście za głupią ustawę uchwalili”. Odpowiadam: „Po pierwsze, nie poczuwam się do autorstwa. Po drugie, chyba nie jest taka zła”. Na co on: „Czytam i nic nie rozumiem”. Jeśli ktoś z takim doświadczeniem (a nie był to jedyny głos tego typu, który do mnie dotarł) nie rozumie, to – obawiam się – nie jest to problem czytającego, tylko autora.

Żyjemy sobie w tym światku zp, zdobyliśmy przez lata umiejętność rozumienia przepisów, ich interpretacji, dzielenia włosów już nie na czworo, a na szesnaście. Jest wśród nas naprawdę wielu pasjonatów, którzy potrafią znaleźć każdą igłę a następnie rozdmuchać ją do wielkości wideł, albo i kontenerowca. Posługujemy się przy tym naszym hermetycznym językiem zawodowym. Być może to konieczne (ja np. nic nie rozumiem z „mowy funduszowej” – poza korektami z zakresu zamówień publicznych). Dążymy do maksymalnie precyzyjnego wyrażenia warunków zamówienia. Instrukcje dla wykonawców maja 50 stron. Budujemy wielopiętrowe warunki udziału, których zrozumienie wymaga rozbioru wielokrotnie złożonego równoważnika zdania przy pomocy biegłego polonisty.

A potem dziwimy się, że MŚP nie ubiegają się o zamówienia.

Do kogo jest skierowana ustawa Pzp? Przeszła szerokie konsultacje społeczne (super), ale czy uwag w imieniu wykonawców nie pisały aby kancelarie i doradcy? Duże firmy sobie poradzą: zatrudnią specjalistów, a ich wynagrodzenie ujmą w cenach ofert.

A co mają zrobić MŚP? Normalny, wykształcony człowiek nie rozumie ani ustawy, ani dokumentów zamówienia. Można, oczywiście, wzruszyć ramionami – to ich sprawa, nieznajomość prawa szkodzi. A jeśli rząd chce pomóc MŚP, to niech im zafunduje doradców.

Nie tędy droga.

A gdyby tak inaczej: uprościć przepisy, uprościć i ustandaryzować dokumenty zamówienia. Tak, aby potencjalny wykonawca był w stanie zrozumieć. Czy naprawdę to nie jest możliwe? Czy naprawdę rozwój naszej cywilizacji musi polegać na stałej komplikacji? Czy jesteśmy skazani na to, aby za kilka lat chodzić na zakupy do spożywczego z prawnikiem? To przerażająca wizja.

A nPzp pięknie się w ten trend wpisuje: członkowie KIO to tylko kwalifikowani prawnicy i przymus adwokacki. Urząd nazywa to profesjonalizacją, a ja degrengoladą. Rozumiem, że chodzi o to, aby Izba jeszcze skuteczniej znajdowała formalne powody pozwalające jej uniknąć merytorycznego rozstrzygnięcia sporu, które wymagałoby wiedzy specjalnej, której od prawnika oczekiwać nie sposób. Ciekawe jaki był powód tych zmian? Poza oczywistą chęcią pozbycia się konkurencji przez szanownych mecenasów. Czy ktoś wykazał, że nie-prawnicy orzekają gorzej od prawników albo, że nie-mecenasi gorzej od mecenasów? Bardzo wątpię. A przymus adwokacki jak przed SN? Kolejne absurdalne i niczym nieuzasadnione pozbawienie stron wolności (zdolności postulacyjnej). Zła zmiana. Nie od wczoraj tęsknię, i nie ja jedyny, za zespołami arbitrów. Ad rem.

Wierzę w to, że ustawa mogłaby być krótka i przejrzysta. Ograniczająca się to tego, co powinno być jej istotą: ochrony praw wykonawców w dostępie do zamówień. Wszystko inne jest zbędne, nie powinno być przedmiotem regulacji ustawowej.

Ustawa nie jest podręcznikiem udzielania zamówień i nikt nie powinien oczekiwać od niej kompleksowej regulacji procesu zamówienia. Tak, jak do budowy obiektu nie wystarcza znajomość prawa budowlanego, tak udzielanie zamówień publicznych nie polega na stosowaniu przepisów ustawy Pzp. To powinno być oczywiste.

Jeśli rząd słusznie uważa, że zamówienia są udzielane źle, nieefektywnie, to ma do dyspozycji wiele narzędzi: spowodować opracowanie podręcznika, wzorów dokumentów, schematów postępowania i, oczywiście, polityki zakupowej, która by to wszystko spinała. Upychanie wszystkich dobrych pomysłów w ustawie tylko utwierdza zamawiających w przekonaniu, że czynić należy (niektórzy powiedzą nawet „można”) jedynie to, co przewiduje prawo. A to jest błąd, głupota, kłamstwo założycielskie, absurd.
Jeśli zaczynamy pisać w ustawie co „zamawiający może…” to sześć tysięcy artykułów może okazać się za mało. A mądrość i efektywność od tego nie wzrośnie.

Podsumowując te rozważania:
Trzeba docenić po raz pierwszy porządnie przeprowadzony proces legislacyjny: najpierw zdefiniowanie problemów, później założenia, na końcu przepisy; szerokie konsultacje, również ze środowiskiem wykonawców.

Zupełnie nieuprawnione są twierdzenia, jakoby rząd chciał dobrze, a wyszło jak zwykle. Nowa ustawa jest, oczywiście, lepsza od starej. Co nie oznacza, że jest genialna.

Część problemów udało się jakoś zaadresować, części się nie udało. Dobrze, że ktoś próbował. Może następnym razem się uda.

Mój sceptycyzm nie wynika z krytyki ustawy, lecz z braku wiary w to, że przepisem można zmienić rzeczywistość. Co jest konstatacją niezależną od aktualnego brzmienia przepisów i tematem na zupełnie inną opowieść. 

Powyższy tekst ukazał się na łamach Miesięcznika Zamówenia Publiczne. Doradca.

Autor: Dariusz KOBA

Czytaj dalej...

Co wyszło, a co nie, w nowym Prawie zamówień publicznych - część 3

Oto ciąg dalszy przeglądu problemów, które miało rozwiązać nowe Prawo zamówień publicznych. Przyglądam się temu, czy problemy właściwie zidentyfikowano, co zrobiono, aby je rozwiązać i co jeszcze mogło być zrobione. Dzisiaj sięgnąłem do kolejnych punktów uzasadnienia projektu nowego Prawa.

NISKI ODSETEK ZAMÓWIEŃ UDZIELANYCH W INNYCH TRYBACH NIŻ PRZETARG NIEOGRANICZONY I WOLNA RĘKA

Statystyki są zatrważające: prawie 89% zamówień to przetargi nieograniczone, a niecałe 9% to wolna ręka. Na wszystkie pozostałe tryby przypada 2%. Dramat! Niezależnie od wartości, stopnia skomplikowania, ryzyk związanych z realizacją zamówienia. „PN + najniższa cena + ryczałt” to jedyna polska strategia zakupowa.

O wyższości prekwalifikacji.

Panuje powszechne przekonanie o tym, że najlepszym sposobem oceny wiarygodności wykonawców jest postawienie odpowiednich warunków udziału w postępowaniu. To jeden z największych i najgłupszych mitów. Na równi z przeświadczeniem, że najlepiej opisać jakość w postaci minimalnych standardów a oceniać tylko cenę. Tymczasem jakąkolwiek cechę wziąć pod uwagę, można ze względu na nią uporządkować wykonawców od najgorszych, najsłabszych do najlepszych. Różne firmy reprezentują pełne kontinuum i nie dzielą się na dobre i złe, wiarygodne i niewiarygodne.

Weźmy jako przykład warunek doświadczenia zwykle formułowany jako: „wykonał w ciągu ostatnich 3/5 lat co najmniej 2 zamówienia podobne, tj. o wartości 100, zakresie 150 i technologii X”. Musi to być precyzyjnie zdefiniowane, aby nie było wątpliwości kto spełnia, a kto nie. Jaka konsekwencja tak sformułowanego warunku?
Nie spełnia go wykonawca A, który wykonał dwa zamówienia o wartości 90, ani wykonawca B, który wykonał jedno o wartości 180, a drugie o wartości 80, ani wykonawca C, który jedno z dwóch o odpowiedniej wartości skończył realizować pół roku za wcześnie.

Z drugiej strony, zamawiający nie odróżnia wykonawcy X, który wykonał dwa zamówienia o wartości 100, od wykonawcy Y, który wykonał 5 zamówień o wartości 200, czy wykonawcy Z, który ma nieporównanie większe od minimalnego doświadczenie. To ciężka głupota tak myśleć. I wielka niesprawiedliwość. Niesprawiedliwość zarówno wobec wykonawców, którym niewiele brakuje do spełnienia warunku (nie mogą złożyć oferty), jak i wobec wielokrotnie przewyższających warunek (firmy „Lux” są traktowane tak samo, jak minimalnie spełniające warunki). Wielkim nieporozumieniem jest myśleć, że świat wykonawców dzieli się na dobrych i złych, że ma sens ocenianie wykonawców na zasadzie „spełnia – nie spełnia”. I zawsze ten warunek jest wynikiem swobodnej, arbitralnej, nieuzasadnionej, krzywdzącej decyzji zamawiającego.

Nie mogę się nadziwić, że ten sposób postępowania uchodzi za najlepszy, najuczciwszy, najbezpieczniejszy dla zamawiającego. Powinien być bardzo podejrzany, świadczący o ustawianiu przetargu pod konkretną firmę (akurat dokładnie spełniającą precyzyjnie i wielowymiarowo określone warunki).

Skoro potencjalni wykonawcy różnią się pod względem każdej cechy według kontinuum – należy odzwierciedlić te różnice w trakcie oceny. Uchwycenie różnic miedzy wykonawcami nie może nastąpić przy zastosowaniu warunków, lecz kryteriów selekcji. Tylko kryteria pozwalają na rozróżnienie wykonawców względem każdej cechy na słabych – średnich – dobrych – bardzo dobrych. Tylko przy pomocy kryteriów selekcji można ocenić wiarygodność wykonawców. Tylko przy pomocy prekwalifikacji można wybrać najlepszych wykonawców i tylko ich zaprosić do udziału w postępowaniu. Po prekwalifikacji można nawet wybrać najtańszą ofertę – i to nie musi być zła oferta – w odróżnieniu od najtańszej w przetargu nieograniczonym.

Osobnym problemem jest jakie kryteria selekcji są najlepsze. Raczej nie liczba wcześniej wykonanych zamówień, co jest chyba stosowane najczęściej. Jest wiele powodów, dla których jest to złe kryterium. Przede wszystkim nie ma powodów twierdzić, że ktoś, kto wykonał 5 zamówień podobnych, jest lepszy od wykonawcy, który wykonał 3, a gorszy od tego, który zrealizował podobnych 7. Po drugie, takie kryterium cementuje rynek i utrudnia wejście nowym podmiotom. Po trzecie, promuje tych, którzy w ostatnich latach wygrali najwięcej przetargów, a to w dużej mierze nie są najlepsi wykonawcy.

Zamiast tego należałoby oceniać stopień podobieństwa dwóch zamówień referencyjnych do przedmiotu zamówienia oraz jakość ich wykonania. Ocenianie stopnia podobieństwa na skali zamiast „zero – jedynkowo” zwalnia zamawiającego z obowiązku konstruowania wyrafinowanej definicji zamówienia podobnego. To powinno być oczywiste, że stopień podobieństwa powinien być oceniany na podstawie kontinuum (jak bardzo podobny), a nie „podobny – nie podobny”.

Jeszcze lepszym kryterium jest jakość wykonania. Polski zamawiający wymaga, aby wykonawca wykonał zamówienie podobne „należycie”. Najlepszym tego potwierdzeniem są referencje jednozdaniowe: „potwierdza się, że firma A wykonała projekt X należycie”.

Tylko co wynika z takich referencji? Nic. I nikogo nie interesuje nic więcej. I zamawiający nie napisze w referencjach nic więcej. Niezależnie od tego czy był zachwycony, czy z ledwością wypełniono minimalne wymagania – zawsze napisze, że należycie. I jeszcze uważa, że to świadczy o jego profesjonalizmie. A to świadczy o jego upadku, o braku poczucia elementarnej sprawiedliwości, o braku elementarnej solidarności z innymi zamawiającymi. Jak mam na podstawie takich referencji wyrobić sobie zdanie o wykonawcy?

Dlaczego nie jest w Polsce stosowany przetarg ograniczony? Przecież to od lat podstawowy tryb udzielania zamówień. Przecież kontrola nie ma prawa pytać: dlaczego. Dziesięć lat temu CUPT zalecał szersze stosowanie przetargu ograniczonego, który pozwala na wybór wiarygodnego wykonawcy. I nic, nawet beneficjenci CUPT-u nie wzięli sobie tego do serca.

O wyższości negocjacji

Skoro nie ma przetargów ograniczonych, tym bardziej nie na negocjacji z ogłoszeniem czy dialogów konkurencyjnych. Zamawiający zamyka się w gabinecie i pisze warunki zamówienia. Często wychodzi z tego plama. Nic dziwnego. Skąd miałby wiedzieć jakie są optymalne warunki zamówienia? Musiałby zapytać wykonawców. Ale tego nie robi. I to jest grzech śmiertelny.

Nie jest problemem, że zamawiający kupuje coś, na czym się nie zna. Problemem jest, że – nie znając się – sam pisze warunki zamówienia. Ciekawe, że w Wielkiej Brytanii to jest aksjomat, że wykonawcy więcej wiedzą o zamówieniu, niż zamawiający, w związku z czym nie da się niczego bardziej skomplikowanego kupić dobrze bez negocjacji z wykonawcami. Tymczasem my jesteśmy mądrzejsi, sami dajemy radę, piszemy na zasadzie jak sobie mały Jasiu wyobraża świat.

Czy Pan nam napisze najkorzystniejszą umowę? – Nie. – Jak to? – Nie wiem, jaka jest najkorzystniejsza umowa, ale wiem, jak powinna powstać: w trakcie negocjacji z wykonawcami. Mogę poprowadzić wam negocjacje, w trakcie których opracujemy najkorzystniejszą umowę. – To poprosimy.

Co się zmieniło

A co niby mogło się zmienić? Jak zachęcić zamawiających do stosowania również innych trybów, niż przetarg nieograniczony?

Po pierwsze: zniknął przepis głoszący dotychczas, że podstawowym trybem jest przetarg. Przepis był w ustawie od zawsze. Kiedyś odnosił się jedynie do przetargu nieograniczonego. Może niechęć do przetargu ograniczonego wypływa z tego, że kilkanaście lat temu nie był to podstawowy tryb udzielania zamówień?

Jaki był skutek istnienia w ustawie tej normy? Każdy pewnie słyszał na szkoleniach i przyswoił głęboko: przetarg można przeprowadzić zawsze, a inne tryby jedynie na zasadzie wyjątku, odstępstwa od przetargu, jedynie w ściśle określonych i zawężająco interpretowanych okolicznościach… A ja co mówiłem, choć nigdy się nie przebiłem?

Tak, jak się nauczyłem w Wielkiej Brytanii: negocjacje (Nz) lub dialog (DK) należy stosować zawsze, gdy są spełnione przesłanki, a przetargi tylko wtedy, gdy brak podstaw do negocjacji.

I oto jaka piękna zmiana. Brak stwierdzenia, że przetarg jest podstawowym trybem uniemożliwia już myślenie o innych trybach jako wyjątkach, odstępstwach od lepszej, utartej ścieżki. Umożliwia nawet przyjęcie filozofii angielskiej.

Ustawodawca poszedł jeszcze dalej: usunięto z ustawy o dyscyplinie finansów publicznych przesłanki polegające na wyborze tych trybów (NzO i DK) z naruszeniem przepisów o zamówieniach publicznych. Czyli obecnie nawet naciągane, bezzasadne zastosowanie trybów negocjacyjnych jest bezpieczne. Jaka determinacja ustawodawcy! Jak bardzo musi zależeć państwu polskiemu na tym, aby zamawiający wreszcie zaczęli rozmawiać z wykonawcami, aby przestali traktować wykonawców jak wrogów! Co można byłoby jeszcze uczynić?

A czy coś się zmieni? Chciałbym mieć nadzieję: wielu uczestników szkoleń z nowego Pzp postanawia więcej rozmawiać z wykonawcami. Oby. Jeśli to jedno by się zmieniło, wiele mogłoby się zmienić. Gdyby zamawiający zechcieli wysłuchać punktu widzenia wykonawców, świat zamówień publicznych zmieniłby się nie do poznania.

ZMNIEJSZAJĄCE SIĘ ZAINTERESOWANIE WYKONAWCÓW RYNKIEM ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

Gdyby zamawiający zaczęli słuchać wykonawców, usłyszeliby co oni myślą o zamówieniach i dlaczego nie składają ofert. To jest problem największy. To jest najlepszy obraz degrengolady zamówień publicznych w Polsce. 200 mld zł leży na ulicy, a wykonawcy nawet nie chcą się po te pieniądze schylić.

To nie jest ostrzeżenie, żółta kartka to faul, czerwona kartka. Wykonawcy nie chcą grać w tę grę. Wykonawcy mówią sektorowi publicznemu: sami sobie to zróbcie, dajcie nam spokój, chcemy żyć, chcemy normalnie pracować i zarabiać na chleb, a nie handryczyć się z publicznymi zamawiającymi, nie będziemy tańcować do waszych melodii…

Wskaźniki konkurencyjności są nie tylko najniższe w UE, są rażąco niskie, kilkukrotnie niższe, niż w innych państwach. Ale dlaczego? Zamawiający nie rozumieją. Przecież wszystko robimy dobrze. Jak zawsze. Do tej pory nikt nic nie mówił. Zawsze było dobrze… Może dodajmy jeszcze: mamy super system zamówień publicznych - tylko wykonawcy do niego nie dorośli! Jak to pięknie mogłoby działać - gdyby nie wykonawcy. Zupełnie, jak szpital, któremu przeszkadzają pacjenci, albo szkoła, która byłaby oazą spokoju, byleby nie było dzieci… I Prezes UZP mówiący onegdaj o wielkiej rodzinie zamówień publicznych, do której ani myślał zaliczyć wykonawców.

Dobrze, że Urząd zmienił perspektywę. Rząd po raz pierwszy w historii zapytał wykonawców co o nas sądzą. Wyszło źle. Czy każdy pamięta to badanie? Czy każdy z nas nie powinien mieć go cały czas przed swoimi oczyma? Sprawdzać każdą decyzję pod kątem barier? Oczywiście.

Trzeba je znać na wyrywki, rozumieć i unikać stosowania każdego z rozwiązań mogących odstraszać wykonawców. Więcej, po zmianie podejścia trzeba zakomunikować wykonawcom, że tym razem warunki zamówienia są inne, uwzględniają ich punkt widzenia. Nie wystarczy ogłosić przetargu: większość porządnych firm już nie czyta ogłoszeń o zamówieniach – nie spodziewamy się tam znaleźć nic wartego uwagi. Może przytoczę te wyniki1 :

wykres

Weźmy 10 najważniejszych przyczyn i niech każdy zrobi sobie z tego checklistę:

  1. Czy staram się zawsze wybierać ofertę najkorzystniejszą ekonomicznie, dostosowując kryteria oceny ofert do przedmiotu zamówienia, stopnia skomplikowania i ryzyk związanych z realizacją (czy przeciwnie: stosuję jedynie kryterium ceny, ewentualnie inne kryteria nie mające wpływu na wynik)?
  2. Czy weryfikuję zawsze czy co najmniej 3 wykonawców może złożyć ofertę i co najmniej 3 różne produkty mogą być zaoferowane?
  3. Czy staram się o to, aby moje zamówienie było atrakcyjne dla potencjalnych wykonawców pod kątem zarówno możliwości zarobienia, jak i satysfakcji z należytego jego wykonania?
  4. Czy zawsze określam odpowiedni czas na złożenie ofert, uwzględniając nakład pracy wykonawcy niezbędny do przygotowania oferty (czy przeciwnie: standardowo wskazuję okres minimalny, przewidziany prawem)?
  5. Czy konstruuję umowę najkorzystniejszą, starając się przypisać poszczególne ryzyka związane z realizacją zamówienia tej stronie, dla której ponoszenie danego ryzyka jest względniejsze, czy przyjmuję na siebie ryzyka względniejsze dla zamawiającego (czy przeciwnie: staram się wszystkie ryzyka przypisać wykonawcy)?
  6. Czy konstruuję kary umowne w taki sposób, aby karać za brak należytej staranności (a nie karać niewinnych ludzi), czy kalkuluję wysokość kar w celu pokrycia ewentualnych szkód (a nie więcej) i czy nakładam na wykonawcę jedynie takie zobowiązania, które będę miał siłę, determinację i moralne prawo egzekwować?
  7. Czy konstruując warunki udziału w postępowaniu staram się dopuścić wszystkich i tylko wiarygodnych wykonawców, czy nie ograniczam nadmiernie konkurencji poprzez zbyt precyzyjne definiowanie minimalnych standardów? Czy staram się przezwyciężyć ograniczenia związane z warunkami stosując prekwalifikację w przypadku zamówień związanych z większym ryzykiem?
  8. Czy staram się pisać warunki zamówienia w sposób zwięzły, przejrzysty, językiem zrozumiałym dla zwykłych ludzi (czy przeciwnie: posługuję się językiem hermetycznym, prawniczym, dostępnym wyłącznie dla specjalistów, bo przecież „nieznajomość prawa szkodzi”)?
  9. Czy staram się opisać przedmiot zamówienia w sposób wyczerpujący, pamiętając o zawarciu wszystkich informacji mogących mieć wpływ na przygotowanie oferty? Czy zawsze wyczerpująco odpowiadam na pytania i wątpliwości wykonawców (czy przeciwnie: zbywam je odpowiedziami w stylu „zgodnie z SWZ”)?
  10. Czy efektywnie, z należytą starannością i odpowiednim pośpiechem prowadzę postępowania, czy rozumiem, że upływ czasu negatywnie wpływa na zadowolenie moich klientów, zarówno wewnętrznych (komórki merytoryczne), jaki zewnętrznych (wykonawcy), czy staram się przyspieszać postępowania?

Wyszedł niezły rachunek sumienia. Każde „nie” to 10% poniżej optimum. To na ile Państwo uwzględniacie punkt widzenia wykonawców, na ile usuwacie bariery w dostępie do Waszych zamówień? Na 100%, na 50%?

Na marginesie: ciekawe, czemu kontrole nie przepytują zamawiających w ten sposób? Czyżby kontrolom nie zależało na konkurencyjności postępowań? Na pewno zależy. Kontrole, niestety, nic nie rozumieją. Pytają, jak zamawiający: ale dlaczego nie ma ofert? O co chodzi tym wykonawcom? Przecież zwalczamy nieuczciwość zamawiających i otwieramy zamówienia publiczne dla uczciwych a nieznanych zamawiającemu wykonawców.

Tymczasem brak przekonania o uczciwości zamawiających nie znalazł się nawet w pierwszej dziesiątce powodów, dla których wykonawcy nie składają ofert. Kontrola walczy więc ze swoimi własnymi fobiami, a nie z obawami wykonawców. I zwalcza praktyki właściwe, promując zgubne. Zamiast stawiać zarzuty, gdy cena jest jedynym kryterium (jest to wszak największa bariera w dostępie do zamówień, największy przekręt), kontrola to chwali, czepiając się stosowania kryteriów pozacenowych, zwłaszcza niewymiernych.

Co się zmieniło?

W nowej ustawie jest wiele zmian mających rozwiązać problem słabej konkurencyjności polskich zamówień. Przede wszystkim chodzi o zmiany w zakresie umów:

  • obowiązek współdziałania (jak gdyby go wcześniej w Kodeksie nie było);
  • klauzule abuzywne (o ile kodeksowa ochrona konsumentów, profanów przed nieuczciwymi sprzedawcami była jak najbardziej zrozumiała, o tyle ta sama ochrona profesjonalnych wykonawców przed nieuczciwymi zamawiającymi budzi moje głębokie zgorszenie);
  • klauzule nakazane (i co z tego, że jest limit kar, skoro nie ma jego wysokości – pewnie jakiś głupi i niemoralny, za to wysoki urzędnik powiedział, że nie może się sektor publiczny ograniczać w nakładaniu kar);
  • przymus waloryzacji (duży postęp, jednak nie wyjaśniono co się dzieje po osiągnięciu „maksymalnej wartości zmiany wynagrodzenia” i obawiam się, że spora grupa głupich i niemoralnych zamawiających będzie to stosować na zasadzie „waloryzacja do 1-2%, a potem już stała cena do końca umowy”, co będzie i tak oznaczało bezczelną kradzież).

Czy te zmiany wystarczą do powrotu wykonawców na rynek zamówień publicznych? Czas pokaże. Na razie wracają z powodu COVIDa. Znaczy: wiedzą, że jest coś takiego jak zamówienia publiczne. Myślę, że mamy ostatnią okazję przekonać wykonawców, że się zmieniliśmy. To jednak wymaga prawdziwego nawrócenia, matanoi, nie dostosowania się do przepisów nowego Pzp.

1Urząd Zamówień Publicznych Raport z badania dotyczącego niskiej konkurencyjności w zamówieniach publicznych, październik 2019.

 

Powyższy tekst ukazał się na łamach Miesięcznika Zamówenia Publiczne. Doradca.

Autor: Dariusz KOBA

Czytaj dalej...

Co wyszło, a co nie, w nowym Prawie zamówień publicznych - część 2

Jeden z najważniejszych problemów w dziedzinie zamówień publicznych, które miały być rozwiązane w nowej ustawie zdefiniowano tak: „nieefektywne zarządzanie procesem zakupowym od planowania udzielenia zamówienia, przygotowania postępowania po podsumowanie jego realizacji”. Wydaje się, że zarzut ten został sformułowany bardzo delikatnie. Często należy mówić o braku zarządzania procesem, a nawet o braku patrzenia na proces zakupowy jako na projekt, którym należy zarządzać według normalnych zasad.

Było już o tym, że trzeba przezwyciężyć myślenie o zamówieniach publicznych jako o przetargach. Proces zakupowy ani nie zaczyna się publikacją ogłoszenia, ani nie kończy wyborem najkorzystniejszej oferty.

Zamówienie jako projekt

Proces zakupowy jest przedstawiany jako procurement cycle:

procurement cycle

Wszystko powinno zaczynać się od identyfikacji potrzeby, która wymaga zaspokojenia. Potrzeby rozumianej jako brak czegoś, problem wymagający rozwiązania, szansa na rozwój.

Następnie należy ją odpowiednio zdefiniować; nie jest przecież potrzebą chęć posiadania czegoś, ani tym bardziej konieczność wydania pieniędzy (absorpcji środków). Następnie należy wykonać kolejne działania, składające się na analizę potrzeb i wymagań: identyfikacja wariantów (zrobić samemu, udzielić koncesji, PPP, kupić, zamówień usługę itp.), budżetowanie każdego z wariantów, analiza ryzyka, wybór optymalnych metod i środków służących osiągnięciu założonych celów. Następnie należy uwzględnić oszacowane wydatki w odpowiedniej pozycji planu finansowego.

W przypadku rozstrzygnięcia dylematu make or buy na korzyść zakupu, należy przygotować postępowanie (OPZ, tryb, warunki, kryteria, IPU) i przeprowadzić je. Po zawarciu umowy zamawiający nie może brać zaległego urlopu (teraz pracuje wykonawca), bo jest czas współpracy z wykonawcą przy realizacji zamówienia. Po zakończeniu umowy należałoby zawsze (a szczególnie w przypadku problemów) zrobić ewaluację projektu, aby uczyć się na błędach, wyciągać wnioski, być coraz lepszym.

Tymczasem większość znanych mi regulaminów udzielania zamówień (poza, ewentualnie, kilkoma słowami o zgłaszaniu przez komórki merytoryczne zapotrzebowań do planu zamówień) jako początek procesu wskazuje przygotowanie wniosku o udzielenie zamówienia.

Wniosek ten ma opracować komórka merytoryczna i dołączyć do niego, w zależności od instytucji, OPZ, propozycję warunków, kryteriów, trybu, IPU. Wniosek musi przejść określoną ścieżkę akceptacji. Zatwierdzony wniosek trafia do komórki zamówień publicznych, której rolą jest przekształcenie go w dokumenty zamówienia i przeprowadzenie postępowania od publikacji ogłoszenia do zawarcia umowy.

Po zawarciu umowy trafia ona do działu realizacji. Dobrze, jeśli jest to ten sam dział, który przygotowywał postępowanie: jest nadzieja, że zadziała stara zasada jak sobie pościelisz, tak się wyśpisz. Zrobiłeś słaby OPZ i kryterium cena – 100%, dostaniesz buble, których nie będziesz mógł nie odebrać, zrobiłeś przetarg nieograniczony ze słabymi warunkami i kryterium cena – 100%, dostaniesz partacza, z którego nie wydusisz wysokiej jakości, itd.

Niestety, bywa, że dział realizacji to inna jednostka organizacyjna niż dział przygotowania – wtedy organizacja nie uczy się nawet na własnych błędach.

Rola zamówień w projekcie

Najczęściej zamawiacze nie biorą żadnego udziału w realizacji (może poza przygotowaniem lub opiniowaniem aneksów), co oznacza, że nie otrzymują informacji zwrotnej pozwalającej na naukę na błędach.

Trudno się dziwić, że przez całe lata naciskają na przetarg nieograniczony z kryterium cena 100%, niskimi warunkami i ryczałtową umową. To dla zamówień najprostsze i najszybsze. A, że tragiczne na etapie realizacji? Bliższa ciału koszula.

Czy jest rolą zamawiaczy weryfikacji wniosku o udzielenie zamówienia i załączników do niego? Rozważmy obie odpowiedzi, bo obie funkcjonują w rzeczywistości.

  • NIE, nie znamy się na przedmiocie zamówienia, więc nie będziemy ingerować w kwestie merytoryczne. Rolą zamówień jest dołączenie OPZ jako rozdziału 2 a IPU jako rozdziału 3 do Instrukcji dla Wykonawców stanowiącej rozdział 1 SWZ. Podobnie należy metodą copy-paste przenieść z wniosku warunki i kryteria. Zamówienia publiczne są gospodarzem Instrukcji dla Wykonawców. Wygodne podejście, tylko jak jest wartość dodana? Każdy z nas ma w komputerze kilka takich dokumentów, a na platformie pewnie wkrótce będzie dostępnych kilka firmowanych przez UZP. Czym wtedy będą się zajmować zamówienia?
  • TAK, zamawiacze odpowiadają za poprawność dokumentów zamówienia, muszą umieć je zweryfikować pod kątem zgodności z przepisami ustawy, a tego nie da się oddzielić od warstwy merytorycznej. Co się dzieje, gdy zamówienia są uraczone rolą recenzenta pracy komórek merytorycznych? Nie trzeba być prorokiem: konflikt. Merytoryści czują się zaatakowani, ktoś podważa ich kompetencje. Trudno się dziwić. Co nie znaczy, ze zamówienia często nie mają racji. Problem w tym, że – niezależnie od tego kto ma rację – konflikt ten uniemożliwia efektywną realizację celów organizacji. Obie strony zajmują się podważaniem kompetencji drugiej i oskarżeniami.

Mankamenty naszej praktyki

Regulamin, który przypisuje nabywcom publicznym prowadzenie jednego z etapów procesu postępowania o udzielenie zamówienia, powoduje szereg problemów, z których te są najważniejsze:

  • celem komórki zamówień jest szybkie i łatwe wykonanie powierzonej pracy. Trudno się dziwić. Niestety, oznacza to stosowanie rozwiązań sprzecznych z zasadą efektywności. Rządzi przetarg nieograniczony (szybki, prosty, lubiany przez kontrole tryb), niskie warunki (oby się nikt nie odwołał), cena 100% (to oczywiste, a jak się nie da, to przynajmniej wszystkie kryteria muszą być wymierne, aby przetarg rozstrzygnął Mr. Excel);
  • rozwija się konflikt na linii komórki merytoryczne – zamówienia. „Zamówienia wszystko utrudniają, blokują efektywne osiąganie celów organizacji, itp.” „Merytoryści „szyją” pod wybranego z góry wykonawcę, nie rozumieją zasad, naruszają przepisy, itp.” Brzmi znajomo? Tymczasem bez ścisłej współpracy nie da się osiągnąć sukcesu.

Nie można tego nazwać efektywnym zarządzaniem procesem zakupowym.

Jakie jest rozwiązanie

Nie ma chyba prostej i zawsze słusznej odpowiedzi. Niemniej, kilka uwag należy poczynić.

Komórki zakupowe w świece zakupów prywatnych działają w formule kupców (wiodących), managerów kategorii (zakupowych). Konkretna osoba odpowiada za cały cykl zamówienia w zakresie określonych zakupów: ma zidentyfikować potrzeby, zaplanować wydatki (i uzyskać ich zatwierdzenie), przygotować i przeprowadzić postępowanie, zarządzać umową. Jeśli coś nie działa – wiadomo, kto za to odpowiada. W tamtym świecie nie ma jednak dużej i skomplikowanej Pzp.
Nie należy raczej oczekiwać, że wszyscy merytoryczni pracownicy odpowiedzialni za zakupy będą wystarczająco biegli w prawie zamówień publicznych, aby samodzielnie przeprowadzać postępowania. Niemniej, nic nie stoi na przeszkodzie, aby zamówieniami podprogowymi zarządzać w ten sposób. Ostatecznie większość zamówień nie przekracza progu stosowania Pzp, mogą być one z powodzeniem realizowane przez kupców/managerów kategorii.

Niektóre urzędy testują organizację procesu w oparciu o tandemy / dwójki zakupowe. Składają się one z merytorysty i zamówieniowca i odpowiadają za cały proces zakupowy: od pomysłu do ewaluacji.

Nie ma na kogo zwalić odpowiedzialności za brak rezultatu, niewłaściwe wykonanie, nieosiągnięcie celu. Ustawodawca wiedział o tym, że podział procesu na etapy i powierzenie ich różnym komórkom/osobom jest głupie. W poprzedniej ustawie wpisano obowiązek powoływania zespołu projektowego przy największych zamówieniach. Przepis ten zniknął z nowej ustawy. Mam nadzieję, że nie dlatego, że uznano go za niewłaściwy. To dobre podejście, powinno być stosowane niezależnie od wartości zamówienia. Niemniej, nie jest to sprawa, które powinna być przedmiotem regulacji ustawy. Zamawiający powinien sam wiedzieć o tym, że oddzielenie przygotowania, prowadzenia postępowania i zarządzania umową rodzi niepotrzebne problemy.

Rozsądnym rozwiązaniem są również funkcjonujące u wielu zamawiających centra kompetencji. Są to komórki, które łączą w sobie kompetencje merytoryczne i zamówieniowe i odpowiadają za cały proces.

Nie wypełniają wniosków o udzielenie zamówienia i nie kierują ich do zamówień publicznych. Najczęściej chyba taką rolę pełnią departamenty/wydziały informatyki. Ostatnio słyszałem, że podobnie bywa w komórkach zarządzających funduszami unijnymi. Czyli jest w instytucjach zamawiających wiedza o tym, że nie da się efektywnie zarządzać procesem zakupowym powierzając zamówieniom prowadzenie postępowania od ogłoszenia do wyboru najkorzystniejszej oferty. Szkoda, że najczęściej nie wyciąga się z tego wniosków systemowych.

Niezależnie od tego, w jaki sposób proces zakupowy zostanie zorganizowany, zawsze chodzi o wczesne zaangażowanie (early involvement) nabywców publicznych. Powinni oni uczestniczyć w procesie od pomysłu do ewaluacji.

Już na etapie identyfikacji i definiowania potrzeb rola profesjonalnych kupców/nabywców jest nie do przecenienia. Wtedy są podejmowane najważniejsze decyzje, a błędy popełnione na tym etapie kosztują najwięcej. Tylko uczestnicząc w projekcie od początku, a nie weryfikując wniosek zakupowy, nabywcy publiczni będą mogli być partnerami komórek merytorycznych, a nie ich wrogami, recenzentami.

Jeśli spojrzymy na proces zakupowy jako na projekt, oczywiste staje się, że musi nim zarządzać kierownik projektu. Powinna to być jedna osoba (a co z dwójką/tandemem? przez cały proces. Na etapie postępowania osoba ta powinna być przewodniczącym komisji przetargowej, a w umowie powinna być wskazana jako przedstawiciel zamawiającego. Funkcję tę powinien pełnić przedstawiciel/kierownik komórki merytorycznej. Istotnym i częstym błędem jest powoływanie na przewodniczącego komisji przetargowej przedstawiciela komórki zamówień publicznych. Było już o rozbieżności celów. Równie niewłaściwe jest sprowadzanie roli zamówień publicznych do „pilnowania porządku w papierach”, najczęściej poprzez pełnienie funkcji sekretarza komisji. W przypadku dwójki/tandemu stanowią oni trzon komisji uzupełniany przez inną(e) osobę(y).

Nie mniej ważna jest rola sponsora projektu. Powinna to być osoba wystarczająco wysoko usytuowana w organizacji, aby zapewnić dla projektu niezbędne zasoby i ochronę. Jednocześnie powinna być w hierarchii organizacji na tyle nisko, aby mieć czas i możliwości realnego zaangażowania w projekt. Sponsor powinien podejmować decyzje strategiczne, monitorować realizację projektu, rozliczać kierownika i inne osoby zaangażowane w projekt. Poważnym błędem jest nie tylko brak sponsora, ale i jego złe usytuowanie.

Jeśli komuś brak wiedzy, niech przejdzie szkolenie z zarządzania projektami (ewentualnie zgłosi się na Akademię Zamówień Publicznych w KSAP, w ramach której prowadzony jest również trening zarządzania projektami uwzględniający specyfikę zamówień publicznych).

Wymogi formalne czy najlepsza jakość

Jednym z problemów zidentyfikowanych przez rząd w ramach prac nad projektem nowego Prawa zamówień publicznych była koncentracja zamawiających na spełnieniu wymogów formalnych, zamiast na uzyskaniu najlepszego jakościowo produktu lub usługi.

Dla wielu zamawiaczy to szokujący zarzut. Przez tyle lat z najwyższym zaangażowaniem staramy się spełniać wszystkie wymagania prawa zamówień publicznych a rząd mówi: źle pracujesz. Dlaczego skupiasz się na spełnieniu wymagań formalnych zamiast na rezultatach? Dlaczego nie dbasz przede wszystkim o efektywność wydatków (best value for money)? Nie stosujesz optymalnych metod i środków służących osiągnięciu założonych celów.

Czy to rzeczywisty problem? Jasne, jeden z największych i nieraz już o nim pisałem. Jesteśmy mistrzami świata w przestrzeganiu wymagań formalnych. Każdy zamawiacz zna ustawę na pamięć, zna kilka komentarzy, całe rzecznictwo KIO i sądów okręgowych (gorzej z orzeczeniami TSUE).

Jednocześnie ma problem z odpowiedzią na proste pytania: po co to kupujemy? czy można było inaczej? dlaczego w tym trybie? dlaczego takie warunki i ilu jest na mieście wykonawców je spełniających? dlaczego takie kryteria i w jakim zakresie pozwalają one na pozyskanie najlepszego jakościowo produktu/usługi? dlaczego w ten sposób zostały określone ryzyka w umowie? I wiele innych.

Dlaczego skupiamy się w Polsce na spełnieniu wymagań formalnych? Jesteśmy fanami formalizmów? Czujemy spełnienie zawodowe na widok wzorowo ułożonych segregatorów z dokumentacją? A w dobie elektronizacji: delektując się wyrafinowanym sposobem tytułowania plików umożliwiającym znalezienie odpowiedniego dokumentu jednym przyciskiem? Zapewne są tacy wśród nas.

Mam jednak nadzieję, że ambicje większości sięgają dalej, wyżej. Uczestnicy Akademii stwierdzili, że chcieliby być partnerami biznesowymi komórek merytorycznych. Jakie to piękne. I jak często odległe od rzeczywistości.

Dyktat kontroli

Wiemy przecież dlaczego tak jest. Wiemy dobrze, co będzie sprawdzać kontrola. Czy będzie weryfikować efektywność wydatków? Raczej nie. Czy dostaniemy nagrodę za optymalne osiągnięcie założonych celów? Nie. Czy stracimy pracę za marnotrawstwo pieniędzy publicznych? W zupełnie wyjątkowo rażącym przypadku (raptem kilka takich zdarzeń przez 25 lat).

A jeśli brakuje jakiegoś kwitu? (np. oświadczenia o bezstronności zastępcy szefa, który podpisał odpowiedź na pytanie do ogłoszenia nie mając nawet świadomości kto je zadał), brak jednego podpisu członka komisji, który danego dnia nie był obecny w pracy? Niewłaściwa data na dokumencie (mimo, że z kontekstu, innych dokumentów oraz logiki jednoznacznie wynika, kiedy dokument został sporządzony)? Będą zarzuty. Dyscyplina finansów publicznych, korekty finansowe na projekcie unijnym.

Państwo polskie rękami kontroli wychowało sobie zamawiaczy w ten właśnie sposób. Trudno się dziwić, że skupiamy się na tym, z czego jesteśmy rozliczani. Ewidentnie, nie oczekuje się od zamówień uzyskiwania najlepszych jakościowo produktów lub usług, lecz przestrzegania wymogów formalnych. Kropka.

Tym większa moja, jako podatnika, wdzięczność dla wszystkich, którzy w tym otoczeniu starają się również efektywnie wydawać moje pieniądze: Wiecie przecież, że nie zostanie to docenione ani nagrodzone. A jeżeli popełnicie najdrobniejszy błąd formalny, to i tak dostaniecie zarzuty i nie będzie nikt słuchał, że to nie wpłynęło na efektywność, że to najlepsza kombinacyjka zakupowa. Robicie to często po godzinach, bo etatu starcza jedynie na trzymanie porządku w papierach.

Poświęcacie swój prywatny czas, aby wymyślać strategie zakupowe, analizować ryzyka, czytać, słuchać, wysilać się. Po co to wszystko? Dla satysfakcji własnej; aby spojrzeć z zadowoleniem w lustro; aby mieć poczucie, że się uczestniczyło w czymś ważnym; aby wnieść wartość dodaną; aby życie miało sens… Dziękuję.

Niemniej, efektywność zamówień publicznych (podobnie, jak innych procesów) nie powinna opierać się jedynie na morale zaangażowanych osób. Efektywności powinny służyć nie tylko przepisy, ale i całe otoczenie organizacyjne.

Co się zmieniło w ustawie i czy to wystarczy

Wprowadzono do ustawy zasadę efektywności. Czy to słuszne posunięcie? Nie mam pewności.

Z jednej strony, to wyraźny nakaz, którego zamówienia nie mogą dłużej ignorować. „Dłużej ignorować” bo przecież podmioty sektora finansów publicznych zawsze zobowiązane były dokonywać wydatki „w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów”. Z formalnoprawnego punktu widzenia nic się nie zmienia. Niemniej, obecnie nawet ci, których zainteresowania nie sięgają dalej, niż przepisy Pzp muszą zauważyć art. 17.

Obecnie również ci, którzy uważają, że rolą zamówień jest zapewnienie przestrzegania przepisów muszą zauważyć ten artykuł. Obecnie nie da się już powiedzieć: „mamy, co prawda, katastrofę (wykonawca upadł, nie wykonał, nie osiągnięto celów, zmarnowano pieniądze), ale przynajmniej przetarg przeprowadzono zgodnie z przepisami”. Czyli „operacja się udała, ale pacjent zmarł”. Jeśli nie osiągnięto najlepszej jakości w ramach środków lub nie uzyskano najlepszych efektów w stosunku do poniesionych nakładów – to jest to nie tylko niemoralne i głupie, ale również nielegalne. I dobrze.

Z drugiej strony, widzę oczami wyobraźni odwołania wykazujące, że przyjęte warunki zamówienia (np. OPZ, warunki, kryteria, IPU) nie zapewniają osiągnięcia najlepszej jakości w ramach środków lub uzyskania najlepszych efektów w stosunku do poniesionych nakładów. I prawników zatrudnionych w KIO, którzy po dwugodzinnej rozprawie będą orzekać w tej kwestii. Strach się bać.

Wprowadzono obowiązek dokonania analizy potrzeb i wymagań. To z pewnością słuszne, aby zamawiający przeprowadził taki proces myślowy.

Niemniej, po pierwsze, to nic nowego. Wszak zasady finansów publicznych zawsze wymagały „optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów”, co jest najlepsza definicją analizy przedwdrożeniowej. I nie miało to żadnego wpływu na rzeczywistość. Po drugie, da się wykonać to zobowiązanie (jak wiele innych, np. obowiązek stosowania kryteriów pozacenowych o łącznej wadze min. 40%) „na odczepnego”, jedynie formalnie, bez jakiegokolwiek wpływu na rzeczywistość.

Jeszcze mniejsze mam nadzieje na rzetelność analizy powdrożeniowej, zwanej raportem z realizacji. Kto i jak zachęci nas do uczciwego przyznania się do błędu?

Czy te zmiany wystarczą? Obawiam się, że nie. Nie stanowią one przecież sygnału dla zamawiających, że należy koncentrować się na uzyskaniu najlepszego jakościowo produktu lub usługi zamiast na spełnieniu wymogów formalnych. Co najwyżej, oznaczają, że oprócz spełnienia wymagań formalnych, należy zapewnić efektywność.

A czy nie można byłoby wprowadzić następującej zasady: nie stanowi naruszenia dyscypliny finansów publicznych ani podstawy zastosowania korekt finansowych takie naruszenie przepisów, które nie miało wpływu na efektywność zamówienia lub służyło podniesieniu efektywności.

Chyba można byłoby wprowadzić, ale nie wprowadzono.

Może Komitet coś zmieni

Nie wprowadzono takiej zasady do przepisów Pzp, ale może uda się ją wypracować Komitetowi ds. kontroli, którego powołanie przewiduje nowa ustawa. Uważam, że nie trzeba byłoby istotnie zmieniać przepisów. Wystarczyłoby oprzeć się na definicji nieprawidłowości w projektach unijnych:

„Nieprawidłowość oznacza każde naruszenie prawa unijnego lub prawa krajowego dotyczącego stosowania prawa unijnego, wynikające z działania lub zaniechania podmiotu gospodarczego zaangażowanego we wdrażanie funduszy unijnych (realizację projektu), które ma lub może mieć szkodliwy wpływ na budżet Unii poprzez obciążenie budżetu Unii nieuzasadnionym wydatkiem”.

To dobra definicja. Jest zrozumiałe, że sponsor, donator, podatnik nie chce ponosić nieuzasadnionych wydatków. Problem polega na interpretacji frazy „może mieć szkodliwy wpływ” przez organa kontroli. Zaniechanie korekt uzależniają od wykazania przez beneficjenta, że naruszenie „nie mogło mieć szkodliwego wpływu”, co jest rażąca nadinterpretacją i oczekiwaniem niemożliwym do spełnienia.

Nie da się udowodnić, że coś nie mogło mieć wpływu. I nie powinien zamawiający być zmuszany do przeprowadzenia takiego dowodu. Przeciwnie: to organ kontroli musi udowodnić, że naruszenie mogło mieć wpływ. I nie może to być rozumowanie czysto teoretyczne: skoro nie można wykluczyć, że nie miało wpływu, to znaczy, że mogło mieć wpływ. Obowiązkiem kontroli, jako tego, które twierdzi i stara się wyciągnąć z tego pewne konsekwencje jest udowodnić twierdzenie.

Skoro przepis przewiduje odpowiedzialność nie tylko w przypadku, w którym naruszenie „ma”, ale również „mogło mieć” wpływ, kontrola nie musi wykazywać zaistnienie tego wpływu, ale musi wykazać realne prawdopodobieństwo wystąpienia tego wpływu.

Czy oczekuję za dużo? Czy to nie są standardowe zasady? Czy domniemanie niewinności nie jest fundamentem cywilizacji łacińskiej? Czy rozłożenie ciężaru dowodu nie wymyślili rzymianie wieki temu? Wystarczy wrócić do zasad, do fundamentów. Jednak można mieć nadzieje na zmiany.

 

Powyższy tekst ukazał się na łamach Miesięcznika Zamówenia Publiczne. Doradca.

Autor: Dariusz KOBA

Czytaj dalej...

Co wyszło, a co nie, w nowym Prawie zamówień publicznych - część 1

Proces przygotowania nowego Pzp był wyjątkowo starannie przeprowadzony. Opracowano założenia, które były przedmiotem szeregu konsultacji. Przeprowadzono rozmowy z wieloma interesariuszami, aby zidentyfikować słabe i mocne strony systemu. Zdefiniowano kluczowe problemy w dziedzinie zamówień publicznych wymagające nowych rozwiązań, które zostały zaprojektowane w nowej ustawie. Warto rozważyć, które z tych problemów udało się, jeśli nie rozwiązać, to przynajmniej uwzględnić.

Brak powiązania wydatków z realizacją polityki oraz celów strategicznych państwa

Mam nadzieję, że nie chodziło o politykę przez duże „P”, czyli codzienne spory między koalicją a opozycją. Przez wiele lat, acz wiele lat temu dyskusje i głosowania w Sejmie na temat kolejnych nowelizacji ustawy o zamówieniach publicznych nie przebiegały według podziałów politycznych. Każdy z posłów starał się wyrobić sobie własne zdanie i wyrażał je w głosowaniach. To były czasy! Takich dyskusji nie słychać już ani w Sejmie, ani w innych gremiach, zdominowanych przez „politykę”.

Mam nadzieję, że chodziło o coś bardziej przyziemnego, o politykę zakupową państwa. Oczywiście, brak jest powiązania zamówień publicznych z polityką zakupową państwa - bo nie ma takiego dokumentu. Czy to nie dziwne, że przez ćwierć wieku nasze państwo nie wypracowało dokumentu strategicznego, w którym zawarte byłyby cele strategiczne, operacyjne, strategie zakupowe, zalecane narzędzia osiągania celów itd.?

W rezultacie spora część nabywców publicznych wykazuje wielką biegłość w stosowaniu przepisów, a nie radzą sobie z odpowiedzią na fundamentalne pytania: po co to robisz? Co chcesz osiągnąć? Czy rozważyłeś inne warianty? Czy to optymalna droga do celu?

Po 25 latach funkcjonowania systemu:

  1. nie ma zgody co do tego jaki jest pierwszy cel zamówień: efektywność czy przeciwdziałanie korupcji,
  2. nikt się nie przejmuje celami nowego podejścia (ktoś w ogóle pamięta program rządowy przyjęty w kwietniu 2008 roku „Nowe podejście do zamówień publicznych”?),
  3. trwają (o zgrozo) spory, czy ustawa należy do gałęzi prawa cywilnego, czy administracyjnego,
  4. funkcjonują absurdalne mity zamówieniowe: najlepszym trybem jest przetarg nieograniczony, warunki udziału muszą być jednoznaczne, kryteria oceny ofert muszą być wymierne, najlepszym wynagrodzeniem jest ryczałt, itp., itd.

Czy planowana „Polityka zakupowa państwa” coś zmieni? Oby. Jakąś nadzieję dają choćby „Założenia polityki zakupowej państwa” dostępne od lat na stronie MPiT (czy jak to się teraz nazywa). Mimo ograniczonej objętości, znalazło się tam miejsce na paradygmat zakupowy, „Trójkąt niemożliwości”:

 

trojkat

Niby wszyscy wiedzą, że nie można mieć tego naraz: Przychodzi inwestor do majstra i pyta: „Czy zbuduje mi Pan dom? Tylko, żeby było tanio, szybko i solidnie?” Majster na to: „A, to szanowny Pan chce zbudować trzy domy…”. Tymczasem w zamówieniach wszyscy udają, że się da. Może wreszcie trójkąt niemożliwości trafi pod strzechy?

Nawet jeśli, to czy zamawiający przyjmą zalecenie zawarte w „założeniach” (mam nadzieję, że zostanie powtórzone w docelowym dokumencie): Celem zakupowym powinna być maksymalizacja wymogów funkcjonalnych przy minimalizacji kosztów w cyklu życia.

To bardzo konkretne i pełne treści zdanie. Tymczasem w rzeczywistości podstawowym celem jest szybkość postępowania („czy możecie mi to kupić na wczoraj?”) i szybkość realizacji (kryterium „termin”). Paradygmat zakupowy stwierdza jednoznacznie, że szybko oznacza źle i drogo.

Czy mamy w nowej ustawie jakieś rozwiązanie tego problemu? Aby zamawiający nie działali pod presją czasu, aby nie narzucali wykonawcom niemożliwych do dochowania terminów (lub nie wymuszali ich skracania poprzez nadmiarowe wagi kryterium „termin”)? Wiele rozwiązań mi się marzy:

  1. aby pieniądze w jednostkach finansów publicznych nie przepadały po końcu roku – jeśli nie wydam prywatnych pieniędzy, to w przyszłym roku będę miał więcej, a jeśli nie wydam publicznych, to (1) mi je zabiorą i (2) dadzą mi mniej w przyszłym roku. Żaden honorowy księgowy nie zwróci do budżetu ani złotówki. Poza tym rodzi się oczywiste pytanie: dlaczego miałbym kupować w sposób generujący oszczędności? to przecież wiąże się z podwójną karą!
  2. jeśli postulat a) nie jest możliwy – aby rok budżetowy trwał 2 lata (jak w USA) albo i 6 lat (jak w UE) – dałoby się wiele zaplanować, przygotować, zamówić i wykonać solidnie i niedrogo!
  3. jeśli postulat b) nie jest możliwy – aby rok budżetowy nie kończył się 31 grudnia, co powoduje, że w czasie przeznaczonym na przygotowania do świąt Bożego Narodzenia zarówno nabywcy, jak i sprzedawcy mają w pracy najgorętszy okres w roku. Może rok budżetowy mógłby kończyć się we wrześniu (jak w USA), albo na wiosnę kiedy wszyscy mamy więcej wigoru.

Zejdźmy jednak na ziemię. Kluczem do uniknięcia presji czasu, skoro nie można wydłużyć okresu ponoszenia wydatków, jest wcześniejsze rozpoczęcie przygotowań (to zawsze można i często się robi) oraz wczesne ogłoszenie postępowania. To się działo. Pamiętam, jak na jesieni poprzedzającego roku, nie mając budżetu, zamawiający ogłaszali część ważnych przetargów.

Potem pojawił się mit: nie można ogłosić przetargu nie mając uchwalonego budżetu. Jestem głęboko przekonany, że to mit: nikt mi nie pokazał zmiany ustawy o finansach publicznych, która miała spowodować zmianę podejścia, a poza tym znamy zamawiających, którzy wszczynają postepowania nie mając zapewnionego finansowania. Może „Polityka zakupowa państwa” mogłaby się rozprawić z tą mitologią?

W nowej ustawie znajdujemy pewne rozwiązanie, które ma łagodzić ten problem:

„Art. 257. Zamawiający może unieważnić postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli środki publiczne, które zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane, a możliwość unieważnienia postępowania na tej podstawie została przewidziana w:

  1. ogłoszeniu o zamówieniu – w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego, partnerstwa innowacyjnego albo
  2. zaproszeniu do negocjacji – w postępowaniu prowadzonym w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki.”

Rozumiem, że księgowe przestaną blokować ogłaszanie przetargów. Z drugiej strony mam nadzieję, że zamawiający nie będą nadużywać tej możliwości w celach niecnych i będą tę przesłankę stosować w dobrej wierze, ogłaszając postępowania, co do których mają uzasadnione podstawy do przyjęcia, że środki zostaną przyznane. To dobra i bardzo ważna zmiana.

Duża liczba wyłączeń spod reżimu ustawy, które negatywnie wpływają na transparentność i dostępność zamówień publicznych

Pamiętamy, jak ta choroba się rozwijała: różni lobbyści chodzili do różnych decydentów i przekonywali, że ustawa nie uwzględnia specyfiki branży, nadmiernie wiąże ręce i uniemożliwia efektywną realizację szlachetnych celów społecznych. Po kolei zwolnienia uzyskiwała kultura i sztuka, nauka, a nawet leśnicy (ciekawe co i z kim trzeba wypić, aby sobie takie zwolnienie załatwić). To rozwala spójność systemu i jest bardzo niemoralne.

Jeśli ustawa uwiera, można przyznać zwolnienia lobbystom i skazać resztę na mocowanie się z przepisami albo zmienić przepisy tak, aby pozwalały wszystkim efektywnie udzielać zamówień. Takie było założenie: zamiast zwolnień nowa procedura krajowa dla wszystkich.

To jednak nie wyszło. Rozumiem, że w pewnym momencie uzgodnień międzyresortowych beneficjanci zwolnień zablokowali tę zmianę (czyżby „ochrona praw nabytych”?) i dla dobra systemu trzeba było im odpuścić. To porażka, niewielka, ale jednak. Problem pozostaje na lepsze czasy.

Wybieranie rozwiązań najtańszych zamiast najbardziej efektywnych w dłuższym okresie

Ten problem ma jeszcze dłuższą historię:

  • przez pierwszych 10 lat (1994-2004) powszechnie stosowano kryteria pozacenowe i nie były to „termin” i „gwarancja”, lecz kryteria jakościowe, w wielu przypadkach odnoszące się do wiarygodności wykonawców;
  • po wejściu do UE zakazano stosowania kryteriów podmiotowych, za które uznano również kwalifikacje personelu – co było jednym z największych mitów zamówieniowych;
  • równocześnie kontrole zaczęły drążyć temat kryteriów pozacenowych;
  • w ciągu kilku lat osiągnęliśmy trwały stan, w którym w 90% przetargów stosowano jedynie kryterium „cena”;
  • rząd uznał taki stan rzeczy za niepożądany i w 2008 roku uchwalił program „Nowe podejście do zamówień publicznych”, w ramach którego propagowano m. in. kryteria pozacenowe;
  • program nie miał żadnego wpływu na praktykę;
  • kolejnym działaniem było wprowadzenie w roku 2014 przymusu stosowania kryteriów pozacenowych;
  • zamawiający dostosowali się: w 90% zamówień pojawiły się kryteria pozacenowe, najczęściej o wadze od 1 do 5%, nie mające wpływu na wyniki postępowań;
  • następnie w roku 2016 uchwalono przymus stosowania kryteriów pozacenowych o łącznej wadze co najmniej 40%;
  • zamawiający dostosowali się: w niemal 90% zamówień są stosowane kryteria pozacenowe o łącznej wadze 40%, co nie ma większego wpływu na wynik: w 85% zamówień wybierana jest oferta najtańsza.

Czy w nowej ustawie znajdziemy rozwiązanie tego problemu? Nie - znajdujemy kapitulację ustawodawcy. Ustawodawca zrozumiał chyba w końcu, że nie da się zmienić rzeczywistości przy pomocy zmiany przepisu.

Formalnie, zasada, że cena nie powinna ważyć więcej, niż 60% pozostaje, niemniej przesłanka odstąpienia od tej zasady została sformułowana w sposób łatwy do spełnienia:

„Art. 246. 1. Zamawiający publiczni, o których mowa w art. 4 pkt 1 i 2, oraz ich związki nie stosują kryterium ceny jako jedynego kryterium oceny ofert albo jako kryterium o wadze przekraczającej 60%.

2. Zamawiający publiczni, o których mowa w art. 4 pkt 1 i 2, oraz ich związki, mogą zastosować kryterium ceny jako jedyne kryterium oceny ofert albo jako kryterium o wadze przekraczającej 60%, jeżeli określą w opisie przedmiotu zamówienia wymagania jakościowe odnoszące się do co najmniej głównych elementów składających się na przedmiot zamówienia.”

Obecnie w każdym niemal przypadku legalnym będzie zastosowanie ceny jako jedynego kryterium, wszak w każdym OPZ określone są wymagania jakościowe odnoszące się do co najmniej głównych elementów składających się na przedmiot zamówienia. A czy zmieniły się przepisy promujące wybór oferty najkorzystniejszej w oparciu o całkowite koszty posiadania (TCO – Total Cost of Ownership)? Nie.

To w jaki sposób ustawodawca planował rozwiązać ten istotny problem? A co jeszcze można byłoby zrobić? Czy w trakcie analizy potrzeb i wymagań komuś wyjdzie konieczność stosowania kryteriów pozacenowych? Wątpię, zresztą analiza nie musi się do tego odnosić. Czy na etapie raportu z realizacji zamówienia ktoś wyciągnie wniosek, że warto było zastosować kryteria pozacenowe? Również trudno mieć nadzieję. Porażka totalna. Prawdopodobnie zadanie przekracza nasze możliwości.

Nieproporcjonalny do potencjału udział przedsiębiorców z sektora MŚP w rynku zamówień publicznych

Nie wydaje mi się abyśmy mieli z tym większy problem. Większe problemy mają w starej Unii, gdzie centralizacja zamówień dawno temu osiągnęła niespotykany w Polsce, nawet w PRLu, poziom. Prawdopodobnie żadne francuskie ministerstwo od wielu lat nie kupiło sobie komputerów, mebli, samochodów, kopiarek, sprzątania czy ochrony. Większość tego typu zamówień dokonuje centralny zamawiający (L’Union des groupements d’achats publics - UGAP).

Ja uczyłem się zamówień w General Services Commission w Teksasie w 1993 roku. To też był centralny zamawiający, który kupował dla całego stanu nie tylko samochody, meble i artykuły biurowe, ale nawet spożywcze. Nie jestem jednak fanem centralizacji.

Centralizując zamówienia można zapewne osiągnąć wiele korzyści: standaryzacja, korzyści skali, koncentracja kompetencji, łatwość kontroli. Jednak wad też jest niemało. Poza „nauczkami” z czasów socjalizmu: złe rozeznanie potrzeb, brak uwzględnienia specyfiki, „klientelizm” dochodzi dyskryminacja MŚP i uzależnianie od jednego lub wąskiego grona dostawców. W dzisiejszej Polsce na szczęście nie widać istotnych zapędów centralizacyjnych, więc byt MŚP jest póki co zabezpieczony.

Z drugiej strony wspieranie MŚP jest polityką UE, w której zakazane są preferencje krajowe, czy lokalne. A jakie to małe i średnie firmy promuje włoski zamawiający? Włoskie. A niemiecki zamawiający promuje małe firmy z Polski? Raczej niemieckie. To może powinniśmy się wreszcie nauczyć - pod hasłem wspierania MŚP - promować nasze lokalne małe i średnie firmy.

Czy są w nowej ustawie jakieś nowe narzędzia służące do osiągania tego celu? Nie. Proponowano jedno: aby warunki udziału w krajowych zamówieniach umożliwiały samodzielny udział MŚP, ale nawet to nie przeszło. Mały minus, niemal zero. Ponieważ problem nie jest istotny, brak rozwiązań można uznać za równie mało ważny. Pozostaje liczyć na dobrą wolę zamawiających.

Nieefektywne zarządzanie procesem zakupowym

W tym przypadku wydaje mi się, że zarzut wobec zamawiających sformułowano nazbyt delikatnie. Należy raczej mówić o braku zarządzania procesem zakupowym, a nawet o braku postrzegania zamówień publicznych jako procesu, projektu do zrealizowania.

Wielu pracowników zamawiających przeszło zapewne szkolenia z zakresu zarzadzania projektami i stosuje tę wiedzę – ale nie do zamówień publicznych. Tymczasem jest to taki sam projekt, jak inne:

  • trzeba właściwie określić cel, a następnie go osiągnąć;
  • dobierając właściwe metody i środki;
  • mając do dyspozycji pewne zasoby finansowe, kadrowe i techniczne;
  • w określonym czasie, który dzieli się na kamienie milowe, których pilnowanie jest istotnym zadaniem kierownika projektu;
  • dzieląc pracę między wykwalifikowany personel własny, a w razie konieczności sięgając po potencjał zewnętrzny;
  • zakładając, ze napotkamy trudności (zarządzanie ryzykiem);
  • staramy się im przeciwdziałać wykorzystując szanse i możliwości (analiza SWOT).

Gdyby tak zamawiający zechcieli zastosować standardowe zasady zarządzania projektami do zamówień – świat zamówień publicznych wyglądałby inaczej. Zamówień rozumianych jako proces „od pomysłu do podsumowania realizacji”.

Tymczasem zamówienia publiczne to ciągle dla większości przetargi, czyli „od ogłoszenia do zawarcia umowy”. Ciekawe dlaczego? Może dlatego, że przez całe lata ustawa milczała o planowaniu, a do tego roku nic nie mówiła o analizie potrzeb i wymagań ani o analizie powdrożeniowej? I co z tego: czy to oznaczało, że nie należało zamówień planować ani robić analiz? Oczywiście: nie ma obowiązku czynić nic, czego ustawa nie narzuca (np. po co aktualizować plany zamówień, skoro nie było takiego obowiązku).

Ostatnio do mnie dotarło:

  • prawo administracyjne interpretujemy według zasady: co nie jest dozwolone – jest zakazane;
  • prawo cywilne interpretujemy według zasady: co nie jest zakazane – jest dozwolone;
  • prawo zamówień publicznych interpretujemy według zasady: co nie jest nakazane – jest niewskazane (a nawet, jak jest nakazane – zawsze można coś wykombinować, aby tego nie robić, vide stosowanie innych trybów, niż przetarg nieograniczony lub kryteriów pozacenowych).

To jest powód, dla którego ustawa się rozwija, zbliża się do podręcznika. Zamiast gwarantować wykonawcom minimalny poziom praw w dostępie do zamówień, coraz bardziej reguluje proces zakupowy.

Stąd coraz więcej przepisów brzmiących „zamawiający może”, które wszystkie są szkodliwe nie dlatego, że zawierają stwierdzenia fałszywe, tylko dlatego, że pogłębiają wrażenie czytającego, że gdyby nie było napisane, że „zamawiający może” – to by nie mógł. A jest to wrażenie na wskroś fałszywe i skutkujące całkowitą biernością zamawiających:

To tak, jakby regulować proces budowy w prawie budowlanym i uznać, że budowa polega na stosowaniu przepisów prawa budowlanego. Tymczasem, tak, jak budowa wymaga znajomości sztuki budowlanej, tak i udzielanie zamówień jest sztuką kupowania wymagającą wiedzy daleko wykraczającej poza znajomość przepisów Pzp. Na marginesie: Komisja Europejska opublikowała, zgodnie z zapowiedziami, Europejskie Ramy Kompetencyjne Nabywców Publicznych, o których pisałem półtora roku temu zapraszając do udziału w Akademii Zamówień Publicznych – trzeba będzie wrócić do tematu na wiosnę.

Rozumiem intencję ustawodawcy: gdy napiszemy o tym w ustawie, zamawiający zaczną to robić. Po pierwsze, złudne nadzieje, jeśli zamawiający nie będą przekonani, że warto i że bezpiecznie jest to robić – będą obchodzić przepisy i w rezultacie nic się nie zmieni. Po drugie, nie tędy droga – zamawiający przyzwyczajeni do nauki płynącej z przepisu nie szukają informacji gdzie indziej:

  • co to jest macierz Kraljica i jak mogłaby się przydać – przecież przetarg nieograniczony z niskimi warunkami, ceną – 100% i ryczałtową umową jest dobry na wszystko;
  • po co i jak stosować negocjacje – to trudne, pracochłonne, wymagające zdolności negocjacyjnych – łatwiej skopiować specyfikację przetargową z neta;
  • jakie są możliwości oceny ofert w kryterium cena (mam publikację a 38 wzorami) – skoro popularny wzór wszyscy stosują od zawsze i jest OK;
  • co to jest najkorzystniejsza umowa i po co ją tworzyć – najlepiej niech wykonawca przyjmie na siebie wszystkie ryzyka i określi za ile i na kiedy „dowiezie” projekt.

Nie ma szans, aby zawrzeć w ustawie regulacje opisujące efektywny proces zakupowy. W każdym razie nie da się tego zamknąć w sześciuset artykułach. A jednym z pierwszych powinno być: „Zamawiający zobowiązany jest zarządzać procesem zakupowym od pomysłu do podsumowania realizacji przy pomocy jednej z powszechnie stosowanych metod zarządzania projektami”.

Zamawiający, czyli kto? To w kolejnym odcinku.

Powyższy tekst ukazał się na łamach Miesięcznika Zamówenia Publiczne. Doradca.

Autor: Dariusz KOBA

Czytaj dalej...

Szacowanie jakości zamówienia

 

Janusz Dolecki w jednym z tekstów w „Doradcy” zastanawia się, czy kwota przeznaczona na sfinansowanie zamówienia ma obejmować przedmiot zamówienia w wersji najgorszej czy najlepszej (zależnie od kryteriów). Pytanie ciekawe, z którym postanowiłem się zmierzyć. Zwłaszcza, że znów słyszałem o przekrętach polegających na tym, że zamawiający promując przy pomocy kryteriów wysoką jakość jednocześnie przeznacza na sfinansowanie zamówienia kwotę odpowiadająca jakości najniższej. W przypadku, gdy wygrywa „chciana” oferta powiększa budżet, w przeciwnym przypadku unieważnia postępowanie. Wstyd.

Właściwe oszacowanie wartości zamówienia jest ważnym i trudnym zadaniem zamawiającego.

Po pierwsze, wartość zamówienia ma istotne znaczenie dla planu finansowego zamawiającego. Im dokładniejsza prognoza, tym łatwiej zarządzać wydatkami, tym mniej „resztówek” pod koniec roku, tym mniej niespodzianek. W niektórych sytuacjach od szacowanej wartość zamówienia zależy nawet podjęcie decyzji o jego udzieleniu: gdyby było wiadomo, że to takie drogie, nie wszczęto by w ogóle postępowania. I odwrotnie: gdyby było wiadomo, że to tak tanie, można byłoby kupić więcej. Są to ważne problemy, ale są to problemy wewnętrzne zamawiającego, nic innym do tego.

Po drugie, od wartości zamówienia zależy tryb postępowania. Jeżeli niedoszacowanie wartości spowodowało zastosowanie procedury podprogowej (poniżej dowolnego ustawowego progu), nieprawidłowością zaczyna interesować się kontrola. Z tego punktu widzenia nie powinno być jednak wątpliwości ani zarzutów przypadku, gdy wpłynęły oferty, a zwłaszcza zawarto umowę o wartości mieszczącej się w przedziale odpowiadającym zastosowanej procedurze. Chodzi więc przede wszystkim o trafienie z szacowaniem w przedział wartościowy określony progami.

Trzeba jednak spojrzeć na problem szacowania wartości zamówienia również z punktu widzenia wykonawców. Cóż wykonawcom do tego? Czy mają prawo kwestionować szacowaną wartość zamówienia? Oczywiście.

Pamiętają Państwo wprowadzenie obowiązku ogłaszania przed otwarciem ofert kwoty, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia? Przecież nie zawsze ten przepis obowiązywał. Został wprowadzony w celu przeciwdziałania przekrętom polegającym na tym, że w przypadku, gdy najkorzystniejszą ofertę złożył niechciany wykonawca, zamawiający unieważniał postępowanie twierdząc, że cena przekracza jego możliwości finansowe. Teraz wiadomo, że zamawiający nie może unieważnić postępowania z powodu braku pieniędzy, jeśli oferta mieści się w kwocie ogłoszonej przed otwarciem ofert.

Zdolni a nieuczciwi od razu zrozumieli co czynić należy: zaniżają kwotę podawaną przed otwarciem ofert. Jeśli niechciana oferta okaże się najkorzystniejsza, unieważniają postępowanie, jeśli chciana – zwiększają budżet. Jest to, oczywiście, praktyka wysoce naganna. Pytanie: czy nielegalna?

Zgodnie z art. 32 ust. 1 Pzp podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością. 

„Wynagrodzenie wykonawcy” jest określane przez niego w składanej ofercie. Oznacza to, że zamawiający nie może szacować wartości zamówienia na podstawie tego, co jemu się wydaje, lecz starając się przyjąć punkt widzenia wykonawców. Drugorzędne jest jaką wartość zamawiający uznaje za właściwą, ważne, aby wziął pod uwagę kwoty, jakie wykonawcy uznają za odpowiednią rekompensatę za swoje świadczenia.

Umowy w sprawach zamówień publicznych są umowami wzajemnymi: umowa jest wzajemna, gdy obie strony zobowiązują się w taki sposób, że świadczenie jednej z nich ma być odpowiednikiem świadczenia drugiej (art. 487 § 2 Kc).

Przyjmuje się, że zakres zobowiązań wykonawcy określają dokumenty zamówienia, w szczególności opis przedmiotu zamówienia (OPZ) oraz istotne postanowienia umowy (IPU). Generalnie jest to prawda – a jednak istotne uproszczenie. Jest to prawda, gdy wszystkie warunki zamówienia są określone przez zamawiającego, a jedyną zmienną jest cena.

Tylko w przypadku, gdy zamawiający definiuje ostatecznie w dokumentach zamówienia zakres świadczeń wykonawcy, należy określić wartość zamówienia w oparciu o OPZ oraz IPU.

W przypadku, gdy zamawiający oczekuje określenia przez wykonawców istotnych elementów ich świadczenia – musi wziąć je pod uwagę szacując wartość zamówienia. Przecież zakres świadczenia wykonawcy wynikający z umowy jest tożsamy z jego zobowiązaniem zawartym w ofercie (art. 140 ust.1 Pzp). „W ofercie”, nie „w SIWZ”. Wykonawca nie może realizować zamówienia „zgodnie z SIWZ”, lecz „zgodnie z ofertą”, w szczególności w zakresie, w jakim zaoferował zamawiającemu wyższy poziom, jakość, zakres świadczenia (bo oferta nie odpowiadająca minimalnym wymaganiom zostaje odrzucona).

Skoro zadaniem zamawiającego jest w maksymalnie precyzyjny sposób przewidzieć ceny ofert, musi uwzględnić nie tylko minimalne wymagania określone w SIWZ, ale i inne elementy, wymiary świadczenia oferowane przez wykonawców.

Przecież wykonawcy nie oferują zamawiającemu więcej, niż muszą! Nieprawda, a raczej uproszczenie. Nie oferują nic więcej, gdy nie ma kryteriów pozacenowych, gdy wszystkie warunki zamówienia zostały narzucone przez zamawiającego. Jednak kryteria pozacenowe mogą istotnie zmienić zakres, charakter, jakość świadczenia. A w ślad za tym – cenę oferty. Bo nic, wbrew przeświadczeniu wielu zamawiających nie jest za darmo.

Rozważmy dwa najczęściej używane, i zdecydowanie nadużywane, kryteria oceny ofert.

Termin realizacji zamówienia. Zamawiający oczekuje skrócenia terminu realizacji zamówienia. To jest często możliwe, i standardowo oferowane. Czy zawsze wiąże się ze wzrostem wynagrodzenia? Nie. Koszty wykonawcy zwykle rosną w miarę wydłużania się realizacji zamówienia, nawet, gdy jego zakres się nie zmienia. Przez dłuższy okres zaangażowane są zasoby sprzętowe i kadrowe, a także finansowe wykonawcy. W przedłużonym czasie ten potencjał nie może być użyty do realizacji innych umów, czyli nie zarabia. Stąd każda firma stara się maksymalnie skrócić termin realizacji zamówienia, skrócić do tego stopnia, który nie wiąże się z ponoszeniem dodatkowych kosztów. Jeśli zamawiający błędnie oszacuje okres realizacji zamówienia i przyjmie termin dłuższy od optymalnego – może liczyć na darmowe jego skrócenie. Ma to miejsce tylko wtedy, gdy zamawiający ”przeszacował” termin. Jeśli termin realizacji zamówienia został określony z należytą starannością, profesjonalnie, uwzględniając konieczne bufory czasowe, lecz nie wydłużając terminu bezpodstawnie – dalsze skracanie terminu kosztuje. 

Aby skrócić termin realizacji zamówienia wykonawca musi np. zatrudnić pracowników na 2 lub 3 zmiany, oświetlić teren budowy, zastosować preparaty przyspieszające wiązanie betonu itp., itd. Czasem musi zrezygnować z realizacji innych kontraktów, albo liczyć się z możliwością ich „zawalenia”. Rezygnacja z buforów czasowych zwiększa ryzyko zapłacenia kar umownych.

Okres gwarancji. Jeszcze wyraźniej widać wzrost cen w przypadku wydłużenia okresu gwarancji. W przypadku wielu dostaw sprzedawcy standardowo oferują wydłużenie gwarancji za z góry określone kwoty, kilka-kilkanaście procent ceny za rok. Trudniej to określić w przypadku robót budowlanych, niemniej, jest oczywistym, że wydłużenie okresu gwarancji kosztuje.

Kluczowe pytanie brzmi:

Czy zamawiający uwzględniają w szacowanej wartości zamówienia dodatkowe koszty wykonawców wynikające ze skrócenia terminu realizacji oraz przedłużenia terminu gwarancji?

Jeśli nie, to nie szacują wartości zamówienia z należytą starannością, nie opierają cię na „całkowitym wynagrodzeniu wykonawcy”. 

Ależ wykonawcy nie muszą oferować ani skrócenia terminu realizacji, ani wydłużenia terminu gwarancji? Czyżby? Przy sztucznie przeszacowanych wagach kryteriów pozacenowych (aby uciułać 40%) wykonawca nie może wygrać przetargu, gdy straci jakieś punkty na tych kryteriach. Każdy oferuje minimalne terminy realizacji i maksymalne terminu gwarancji, gdyż uzyskuje w ten sposób więcej punktów, niż w przypadku zaoferowania niższej ceny i spełnieniu minimalnych wymagań w zakresie terminu i gwarancji.

Skoro całkowite wynagrodzenie wykonawcy, to wynagrodzenie odpowiadające jego zobowiązaniu określonemu w ofercie – zamawiający musi uwzględnić w szacowaniu wartości zamówienia oferowane warunki realizacji wynikające z oferty, nie z SIWZa.

Gdyby zamawiający zechciał oszacować wartość dodatkowych, wyższych jakościowo świadczeń promowanych w ramach kryteriów, może doszedłby do wniosku, że nie są warte tych pieniędzy. Albo że są warte. Jednak rozważenie tego jest konieczne – nie tylko dla potrzeb szacowania, ale przede wszystkim dla ustalenia kryteriów oceny ofert i ich wag. Przecież kluczowe pytanie, na które zamawiający powinien odpowiedzieć sobie (oraz kontroli, która ma, oczywiście, prawo zadawania takich pytań) brzmi: 

Czy warto było zapłacić tyle więcej za lepsze warunki realizacji zamówienia uzyskane dzięki zastosowaniu kryteriów pozacenowych?

Jeśli ktoś nie umie odpowiedzieć na takie pytanie, niech się nie dziwi, że kontrola poddaje w wątpliwość poprawność postępowania. Do zarzutu niegospodarności, braku efektywności, niecelowości jest bardzo blisko.

Rozważania takie powinny być robione w ramach analizy przedwdrożeniowej, która powinna obejmować m. in. rozeznanie rynku w aspekcie możliwych wariantów realizacji zamówienia wraz z orientacyjną wartością zamówienia dla każdego ze wskazanych wariantów (art. 83 ust. 2 pkt 2b) i ust. 3 pkt 1) nPzp).

„Możliwe warianty zamówienia” to nie tylko – a raczej bardzo rzadko – rozważania czy zastosować koncesję, czy klasyczne zamówienia. Znacznie częściej, standardowo niemal, rozważania powinny obejmować wymagane oraz preferowane poziomy jakości, dodatkowe świadczenia, niestandardowe metody realizacji itp., itd.

Przeanalizujmy przykład usług transportu autobusowego, czy to miejskiego, czy szkolnego. Usługi te mogą być świadczone każdym autobusem określonego typu dopuszczonym do ruchu. Zarówno cena zakupu, jak i koszty utrzymania takiego autobusu nie są wysokie, wiec i cena świadczenia usług takimi autobusami jest bardzo konkurencyjna. 

Wielu zamawiających chciałoby jednak zapewnić swoim klientom (mieszkańcom, uczniom) usługi świadczone taborem lepszym, nowoczesnym, ekologicznym. Jest to w pełni zrozumiałe i godne pochwały. Pod warunkiem wszak, że zamawiający dysponuje znacznie większą kwotą na sfinansowanie zamówienia. Oczywistym jest, że zarówno koszty zakupu, jak i utrzymania nowego taboru są wyższe.

W przypadku, gdy zamawiający określi wszystkie wymagania w postaci minimalnych poziomów jakości, oszacuje, oczywiście, wartość zamówienia uwzględniając koszty pozyskania i utrzymania nowego taboru. Jednak również w przypadku określenia warunków niższych i promowania jakości taboru przy pomocy kryteriów oceny ofert – zamawiający powinien uwzględnić w budżecie kwoty niezbędne do sfinansowania zamówienia na najwyższym, promowanym kryteriami, poziomie jakości.

W sytuacji, gdy zamawiający preferuje najwyższy poziom jakości, a dysponuje kwotą niezbędną do sfinansowania realizacji zamówienia na najniższym poziomie, zwyczajnie zaniża szacowaną wartość zamówienia (co musi budzić te same wątpliwości, o których było na początku).

Wypracowanie w ramach analizy przedwdrożeniowej wariantów wraz z ich wyceną powinno pozwolić zamawiającemu na w pełni świadome i odpowiedzialne skonstruowanie OPZ i kryteriów oceny ofert.

Ile kosztują klauzule umowne 

Dokładnie tę samą filozofię należy zastosować do konstruowania umów. Bardzo lubię prowadzić negocjacje z wykonawcami dotyczące zaproponowanej przez zamawiającego umowy. Prosimy wykonawców, aby w ofertach wstępnych zaproponowali wstępne ceny oraz przedstawili uwagi do kontraktu. Negocjacje rozpoczynają się od stwierdzenia wykonawcy, że zaproponowana przez nas umowa jest dla niego bardzo niekorzystna (niezależnie od tego, jak staramy się wyjść naprzeciw znanym i uzasadnionym oczekiwaniom rynku). Nasza odpowiedź brzmi: to się dobrze składa, bo zaproponowana przez państwo cena jest dla nas nie do przyjęcia – słucham: o ile będzie taniej, gdy uwzględnimy państwa postulaty dotyczące zmiany umowy.

Tylko w ten sposób może powstać umowa najkorzystniejsza, przypisująca ryzyka tej stronie, dla której ponoszenie danego ryzyka jest względniejsze. Przy okazji widać jak na dłoni ile kosztują zamawiających poszczególne klauzule umowne. 

Problem w tym, że trzeba wybrać negocjacje z ogłoszeniem lub dialog konkurencyjny. W przetargu zamawiający może się tego nigdy nie dowiedzieć. Można zrobić steki przetargów i niczego się nie nauczyć, ciągle wierząc w darmowe lunche.

Oferty indykatywne 

Jednym ze sposobów szacowania wartości zamówienia jest zebranie ofert indykatywnych, zawierających szacunkową, niewiążącą dla wykonawcy wycenę. Dobry sposób, pod warunkiem, że zamawiający opisze wszystkie istotne warunki zamówienia (jak mam odpowiedzieć na pytanie ile kosztuje 2-dniowe szkolenie nie wiedząc kto płaci za salę, jedzenie, noclegi itp., itd.). Jeśli zamawiający rozważa warianty, rozważa zastosowanie kryteriów pozacenowych – powinien poprosić o wycenę wariantową. Rzetelna wycena wariantów pozwoli nie tylko dobrze oszacować wartość, ale i świadomie dobrać kryteria i ich wagi.

Co zrobić, gdy zamawiający otrzyma kilka różnych cenowo ofert? Szacowaną wartością zamówienia jest wartość:

  • najniższa?
  • najwyższa? 
  • średnia?
  • mediana?

Niezależnie od tego ile ofert indykatywnych zamawiający otrzyma, nie zwalnia go to z należytej staranności. Z jednej strony, zamawiający nie musi dysponować kwotą konieczną do wyboru najdroższej oferty, z drugiej, wyliczenie średniej też nie załatwia problemu. Zawsze jednak należy wykazać, że zamawiający dysponuje kwotą niezbędną do przyjęcia najtańszej oferty indykatywnej spełniającej wymagania na najwyższym poziomie.

Dlaczego tak?

Kryteria oceny ofert są sposobem komunikowania wykonawcom preferencji zamawiającego. Zadaniem wykonawcy jest złożenie oferty mającej największe szanse uzyskania zamówienia, czyli uzyskującej najwyższą liczbę ważonych punktów. Oferta taka jednocześnie w największym stopniu spełnia preferencje, potrzeby zamawiającego. Jest to oferta najkorzystniejsza. Zamawiający musi dysponować kwotą niezbędną do jej przyjęcia.

Jeśli zamawiającego nie stać na najwyższe parametry zamówienia, powinien obniżyć swoje wymagania, albo obniżając poziom optymalny parametrów jakościowych, albo rezygnując z kryteriów skutkujących nadmiernym wzrostem cen.

Ostatecznie chodzi o to, aby zamawiający otrzymał najkorzystniejszą ofertę, na której przyjęcie będzie go stać.

Sprawę bardzo ułatwia ujawnienie budżetu w dokumentach zamówienia. Podanie maksymalnej kwoty wraz z odpowiednim wzorem (np. logarytmicznym) oraz obniżoną wagą ceny pozwala w praktyce zastosować zasadę wyboru: najlepsze na co nas stać. Jest to najlepsza strategia, nie tylko do zamawiania usług intelektualnych, ale i transportu autobusowego oraz wielu, a może i większości innych zamówień.

Przy okazji niejako, unika się problemów z „resztówkami”, zarzutami kontroli, a i dla wykonawców reguły gry są znane, jasne i uczciwe.

Powyższy tekst ukazał się na łamach Miesięcznika Zamówenia Publiczne. Doradca.

Autor: Dariusz KOBA

Czytaj dalej...

Dziedzina ekonomii, nie prawa

Przekleństwem polskich zamówień publicznych jest to, że zostały zdominowane przez prawników. Tymczasem mają z prawem tyle wspólnego, co budowa domu z Prawem budowlanym. Trzeba znać i przestrzegać przepisy Prawa budowlanego w trakcie budowy, jednak absurdalnym jest twierdzenie, że budowa domu polega na ich stosowaniu. Równie idiotyczny jest pogląd, że udzielanie zamówień publicznych polega na stosowaniu przepisów Prawa zamówień publicznych.

Od zawsze deklarowanymi celami Prawa zamówień publicznych jest efektywność, racjonalność, gospodarność, celowość wydatkowania środków publicznych oraz przeciwdziałanie korupcji i podobnym negatywnym zjawiskom. Co najmniej od 2008 roku dodawano cele prorozwojowe: ochrona środowiska, społeczna odpowiedzialność, innowacje, wsparcie MŚP.

Zgodnie z uzasadnieniem nowego Pzp celem opracowania nowej ustawy było wprowadzenie nowych rozwiązań, opartych na maksymalnej efektywności i przejrzystości udzielanych zamówień publicznych. A w dyrektywie jest to ujęte tak: „zamówienia publiczne są instrumentem dla osiągnięcia inteligentnego, trwałego wzrostu gospodarczego sprzyjającego włączeniu społecznemu, przy jednoczesnym zagwarantowaniu najbardziej efektywnego wykorzystania środków publicznych”.

Wszystkie pojęcia używane dla określenia istoty, celów zamówień publicznych to pojęcia pozaprawne, to pojęcia i kategorie ekonomiczne, gospodarcze.

Co prawnik może wiedzieć o wzroście gospodarczym, o efektywności gospodarowania środkami publicznymi, o ochronie środowiska, o włączaniu defaworyzowanych, o innowacjach? Może, oczywiście, wiedzieć bardzo dużo, ale nie dlatego, że jest prawnikiem. Tego nie uczą na prawie, nawet w ramach ekonomicznej analizy prawa.

Nie prawo administracyjne

Jest jeszcze gorzej: zamówienia publiczne zostały przez wielu przedstawicieli doktryny zakwalifikowane do prawa administracyjnego, szerzej – publicznego. Niesłusznie. Państwo sprawuje w wielu dziedzinach swoje władztwo i narzuca swoją wolę, rozstrzygając o prawach i obowiązkach obywateli oraz podmiotów prawnych. Czyniąc to powinno zachowywać pewne standardy, których mamy prawo oczekiwać od państwa prawa.

Przepisy muszą precyzyjnie regulować zakres możliwej ingerencji, aby chronić obywateli przed wszechwładzą państwa. Działanie na podstawie i w granicach prawa jest fundamentem funkcjonowania demokratycznego państwa prawa.

Jednak zamówienia publiczne nie należą do tej sfery działania państwa. Nie są przejawem działalności państwa rozumianego jako imperium, lecz jako dominium. Państwo nie ma żadnego władztwa nad wykonawcami ubiegającymi się o zamówienie, nie może im niczego nakazać, zakazać, ukarać itp. Państwo jest jednym z klientów poszukujących na rynku wykonawców. Jeśli nie szanuje ich praw, wycofują się z rynku zamówień publicznych (czego doświadczaliśmy przed epidemią i do czego, obawiam się, wrócimy po epidemii). Aby temu zapobiec, aby zapewnić konkurencyjność i przeciwdziałać nieuczciwości, zebrano w Prawie zamówień publicznych prawa podmiotowe wykonawców, gwarantujące im swobodę w dostępie do zamówień publicznych.

Co do zasady jednak stosunki zamawiający – wykonawca są stosunkami podmiotów równych i wolnych. Są oparte na zasadach prawa cywilnego. Podejście administracyjnoprawne do zamówień publicznych jest całkowicie błędne.

Poszukiwanie w ustawie podstaw prawnych do każdego działania (a gdzie jest w ustawie napisane, że zamawiający może to czy tamto) jest efektem niezrozumienia jej istoty. Podejście to powoduje, po pierwsze, „puchnięcie” ustawy (kolejne przepisy sformułowane na zasadzie „zamawiający może…)”, po drugie, pogłębienie wrażenia, że gdyby nie było napisane, że można – to by oznaczało, że nie można. A to nie jest prawda: zamawiający może wszystko, co nie jest zakazane i co nie narusza praw wykonawców określonych ustawą oraz standardów demokratycznego państwa prawnego. Nawet jeśli to nie jest wprost wyrażone w Pzp, zamawiający nie powinien nadużywać pozycji dominującej, powinien natomiast szanować zasady uczciwości kupieckiej, budować swoimi decyzjami zaufanie do państwa itp. Zastosowanie konstytucyjnych standardów odnoszących się do podmiotów publicznych (do zamówień publicznych) nie oznacza jeszcze, że mamy do czynienia z prawem publicznym.

Prawo zobowiązań

Znajomość prawa jest przydatna przy pisaniu istotnych postanowień umowy. Czy to jednak oznacza potrzebę zatrudnienia prawnika? Niekoniecznie.

Opracowanie dobrej umowy wymaga łączenia wiedzy merytorycznej i prawnej, przede wszystkim w zakresie prawa zobowiązań. Olbrzymia większość przepisów nie ma wpływu na kształt umowy, co oznacza, że nie trzeba być prawnikiem, aby znać przepisy prawa wpływające na umowę (na marginesie: chyba rzadko uczą na prawie pisania umów). Jestem przekonany, że łatwiej inżyniera poduczyć prawa, niż prawnika poduczyć kwestii merytorycznych. Są, oczywiście, prawnicy bardzo dobrze rozumiejący kwestie inżynierskie, jednak nie wynika to z ich wykształcenia, lecz doświadczenia.
Istotą umowy jest identyfikacja i alokacja ryzyka. W ekonomii funkcjonuje pojęcie umowy najkorzystniejszej, najkorzystniejszej obiektywnie, z punktu widzenia gospodarki jako całości. Prawnik na hasło „umowa najkorzystniejsza” reaguje pytaniem „dla kogo?”. Prawnik dąży do zapewnienia klientowi maksymalnego bezpieczeństwa, w szczególności poprzez przypisanie całego ryzyka drugiej stronie umowy. Ekonomista stara się poszczególne ryzyka przypisać tej stronie, dla której ponoszenie danego ryzyka jest względniejsze. Ekonomista dąży do zapewnienia efektywności, prawnik – bezpieczeństwa.

Są, oczywiście, prawnicy konstruujący umowy najkorzystniejsze, ale nie dlatego, że są prawnikami. Raczej pomimo tego, że są prawnikami. Rozumieją, że najkorzystniejsza umowa musi oznaczać przejęcie na siebie części ryzyka i umieją przekonać do tego swojego klienta lub przełożonego.

Z powyższego wynika, że rolą prawnika jest weryfikacja projektu umowy pod kątem jej zgodności z przepisami prawa, a nie jej opracowanie pod kątem maksymalizacji efektywności. I u większości zamawiających do tego sprowadza się rola urzędowego mecenasa.

Bezpieczeństwo proceduralne

Podobnie, jak w przypadku umowy – dążenie do zapewnienia bezpieczeństwa klienta lub szefa, będące naturalnym zadaniem prawnika, idzie w poprzek efektywności ekonomicznej zamówień.

Aby wybrać najlepszego wykonawcę, zamawiający powinien zapewnić sobie możliwość dogłębnej oceny jego wiarygodności – ale stosowane w tym zakresie narzędzia (podstawy wykluczenia, warunki udziału, kryteria selekcji) mogą być skutecznie podważane przez wykonawców i kontrole, więc są niebezpieczne dla zamawiającego. Aby wybrać najkorzystniejszą ofertę zamawiający powinien oceniać jakość, co w wielu przypadkach wymaga stosowania kryteriów niewymiernych – ale może to sprowokować odwołanie, które może zostać uwzględnione. Aby efektywnie określić warunki zamówienia należy rozmawiać z wykonawcami – ale wszelkie takie kontakty mogą być uznane przez pewne ograny za podejrzane, trzeba się będzie tłumaczyć. Itd., itp.

Podejście prawnika jest zupełnie inne niż ekonomisty, biznesmena. Są, oczywiście, prawnicy prowadzący efektywne procedury zamówień publicznych. Wiedza prawnicza w pewnym aspekcie jest im pomocna: wykorzystują wiedzę prawniczą, aby uzasadniać efektywnie ekonomiczne rozwiązania, w innym stanowi przeszkodę: musieli przezwyciężyć w sobie standardową rolę prawnika jako zapewniającego bezpieczeństwo.

Rola prawników

Czy to oznacza, że prawników należy odsunąć od zamówień publicznych? Niezupełnie, ale należy ich rolę dostosować do ich kwalifikacji oraz uwzględnić specyfikę podejścia formalnoprawnego.

Prawnik nie powinien być kierownikiem projektu, przewodniczącym komisji przetargowej, kupcem wiodącym, managerem kategorii zakupowej. Nie prawnik powinien określać cele, strategie zakupowe, wybierać tryb, określać warunki lub kryteria. Również nie jest rolą prawnika ocena zgodności oferty lub dokumentów podmiotowych ze specyfikacją, a tym bardziej ocena ofert.

Prawnik powinien być doradcą zamawiającego w kwestiach formalnoprawnych. Sporządzać opinie, odpowiadać na konkretne pytania co do zgodności z prawem określonych czynności. Podobnie, jak kierownik budowy pyta czasem o coś swojego prawnika, biznesmen pyta swojego – tak i nabywca publiczny powinien mieć możliwość zapytać czasem o coś swojego prawnika.

Kim więc powinien być ten człowiek, który kupuje, który odpowiada za to, aby osiągać zakładane rezultaty na możliwie najkorzystniejszych warunkach rynkowych?

Kompetencje nabywcy

Nie istnieje, o zgrozo, zawód nabywcy publicznego. Nie istnieje nawet jego nazwa. Nie ma kierunku zamówienia publiczne na żadnej uczelni. Natomiast studiów podyplomowych jest aż nadmiar. Obawiam się jednak, że curriculum tych studiów kręci się wokół przepisów.

W 2018 skodyfikowano zawód agenta ds. zakupów. Nie uwzględnia on zamówień publicznych, jednak określa właściwie szereg kompetencji, które powinien posiadać również „agent ds. zamówień” (nie sądzę, aby to była najlepsza nazwa tej profesji). Jako preferowane wykształcenie wskazuje się logistykę lub handel. Większości z nas dziedziny te nie kojarzą się z zamówieniami publicznymi w żaden sposób.

Wydaje się jednak, że agent ds. zakupów po logistyce lub handlu z doświadczeniem w sektorze prywatnym po studiach podyplomowych z zamówień publicznych mógłby być dobrym nabywcą publicznym. Chyba nie spotkałem takich.

A czego powinien nauczyć się absolwent studiów podyplomowych z zakresu zamówień publicznych, znający na wylot przepisy, aby być dobrym nabywcą? Posiąść kompetencje, które ma (powinien mieć) jego kolega w sektorze prywatnym. Oto jak definiuje te kompetencje informacja o zawodzie opublikowana przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Pracownik w zawodzie agent do spraw zakupów wykonuje różnorodne zadania wymagające następujących kompetencji (wiedzy i umiejętności):

Z1 Analizowanie rynku produktów/usług w danym asortymencie/kategorii zakupowej na podstawie strategii zakupowej firmy/instytucji

WIEDZA – zna i rozumie:

  • Podstawowe cele biznesowe i podstawy finansów (budżetowanie i controling) przedsiębiorstwa/instytucji;
  • Podstawowe narzędzia do określania pozycji swoich kategorii zakupowych i celów negocjacyjnych (Kategoryzacja ABC w zakupach);
  • Modele analizy rynku (Koncepcja Pięciu Sił Portera);
  • Model analizy SWOT;
  • Model Macierzy Kraljic’a).

UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:

  • Analizować cele biznesowe i dokumenty finansowe firmy (bilans, rachunek wyników i strat, przepływy gotówkowe);
  • Klasyfikować kategorie zakupowe przedsiębiorstwa/instytucji, przy pomocy narzędzia Kategoryzacji ABC;
  • Analizować dynamikę rynku dla wybranych kategorii zakupowych, przy pomocy modelu pięciu Sił Portera;
  • Tworzyć strategie zakupowe przy pomocy narzędzi analizy SWOT i Macierzy Kraljic’a;
  • Przedstawiać wyniki analiz do konsultacji kierownictwu przedsiębiorstwa/instytucji.

Z2 Uczestniczenie w procesie selekcji źródeł dostaw, zgodnie z procedurą zakupową

WIEDZA – zna i rozumie:

  • Narzędzia pozyskiwania informacji handlowych i technicznych w procesie zakupowym (RFI – Zapytanie o Informację, RFP – Zapytanie o Rozwiązanie i RFQ – Zapytanie o Ofertę Handlową);
  • Rynek dostawców i rozwiązań w swoich kategoriach zakupowych;
  • Metody selekcji potencjalnych dostawców na poszczególnych etapach procesu zakupowego.
  • Proces definiowania kryteriów wyboru dostawców/produktów.

UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:

 Odpowiednio korzystać z narzędzi zakupowych (RFI –Zapytanie o Informację, RFP – Zapytanie o Rozwiązanie i RFQ – Zapytanie o Ofertę Handlową);
 Analizować rynek dostawców i rozwiązań w swoich kategoriach zakupowych;
 Uczestniczyć w wewnętrznych grupach interdyscyplinarnych w określaniu kryteriów analizy ofert wg ich ważności dla osiągnięcia celu biznesowego;
 Określać kryteria wyboru dostawców/produktów i przedstawiać do konsultacji kierownictwu przedsiębiorstwa/ instytucji.

Z3 Analizowanie otrzymanych ofert i negocjowanie optymalnych warunków dostawy

WIEDZA – zna i rozumie:

  • Działanie platform Business Intelligence (analizy ryzyka dla konkretnych dostawców/produktów);
  • Modele analizy ryzyka i kwalifikacji nowych dostawców/rozwiązań;
  • Narzędzia badania stabilności finansowej potencjalnych partnerów;
  • Typy taktyk negocjacyjnych i technik perswazyjnych;
  • Techniki przygotowania scenariuszy negocjacyjnych.

UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:

 Korzystać z platform zakupowych do optymalizacji procesów zbierania i analizy ofert;
 Analizować możliwe ryzyka finansowe i logistyczne dla nowych dostawców;
 Analizować różne poziomy ryzyka zależnie od źródła dostaw;
 Przygotowywać proces negocjacyjny (podział ról pomiędzy członków zespołu) i określić oczekiwany maksymalny i minimalny (BATNA) cel negocjacyjny;
 Określać techniki negocjacyjne stosowane przez drugą stronę;
 Oceniać cele negocjacyjne dostawcy i ich ważność;
 Budować modele kosztowe (cost break down) i wykorzystywać je w procesie rekomendacji źródła dostaw kierownictwu przedsiębiorstwa/instytucji.

Z4 Organizowanie bazy danych aktywnych i potencjalnych źródeł dostaw i budowanie partnerskich relacji ze strategicznymi i kluczowymi dostawcami

WIEDZA – zna i rozumie:

  • Proces budowania katalogów zakupowych;
  • Funkcjonowanie systemu informatycznego przedsiębiorstwa (ERP) w obszarze tworzenia bibliotek dostawców;
  • Cele biznesowe i plany rozwojowe dostawców;
  • Metody określania przez dostawców ważności współpracy z poszczególnymi klientami (Balance of Power).

UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:

  • Korzystać z narzędzi systemu informatycznego przedsiębiorstwa (ERP);
  • Analizować potencjał dostawców z punktu widzenia celów rozwojowych firmy;
  • Ustalać wspólne plany współpracy korzystne dla obu stron;
  • Budować atrakcyjność firmy wobec dostawcy.

Z5 Ocenianie współpracy z aktywnymi dostawcami i wspieranie zespołów operacyjnych (zaopatrzeniowców) w egzekwowaniu od dostawców realizacji wynegocjowanych warunków

WIEDZA – zna i rozumie:

  • Metody oceny dostawców;
  • Wewnętrzne procesy oceny jakości;
  • Systemy oceny jakości dostawcy;
  • Ryzyka w łańcuchach dostaw.

UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:

  • Wykorzystywać modele instytucjonalne/firmowe do oceny jakości dostarczanych produktów/usług;
  • Angażować użytkowników wewnętrznych w przekazywaniu opinii o poziomie obsługi przez danego dostawcę;
  • Egzekwować realizację poszczególnych dostaw, zgodnie z warunkami umowy, np. przez wykorzystanie zapisów o karach umownych;
  • Adaptować wybrane postanowienia umowy do zmieniających się warunków i przedstawiać do konsultacji kierownictwu przedsiębiorstwa/instytucji;
  • Sporządzać raporty oceny dostawców produktów/usług.

Kompetencje społeczne

Pracownik w zawodzie agent do spraw zakupów powinien posiadać kompetencje społeczne niezbędne do prawidłowego i skutecznego wykonywania zadań zawodowych. W szczególności pracownik jest gotów do:

  • Kierowania się zasadami zgodnymi z etyką zawodową i obowiązującymi przepisami w działalności handlowej.
  • Ponoszenia odpowiedzialności za skutki podejmowanych działań oraz za powierzony sprzęt i narzędzia wykorzystywane na stanowisku pracy podczas wykonywania prac związanych negocjowaniem warunków zakupu, wyboru dostawcy i uzgadnia warunków współpracy.
  • Aktualizowania wiedzy i umiejętności podczas wykonywania prac związanych negocjowaniem warunków zakupu, wyboru dostawcy i uzgadnia warunków współpracy.
  • Działania w sposób skuteczny w sytuacjach konfliktowych.
  • Tworzenia klimatu empatii i zaufania dla współpracowników i kontrahentów.
  • Komunikowania się i łatwego nawiązywania kontaktu z dostawcami i wewnętrznymi partnerami biznesowymi.
  • Prowadzenia samooceny i weryfikacji działania własnego oraz osób, z którymi współpracuje.
  • Przestrzegania tajemnicy zawodowej.

Jak widać to nie ma nic wspólnego z prawem. To czysty biznes, ekonomia, handel, zarządzanie, rynek, współpraca. Gdy do tego dodać prawnika w zakresie już opisanym, mamy przepis na sukces.

Tylko gdzie tego uczą? Raczej nie na studiach podyplomowych z zamówień publicznych, a na studiach menedżerów zakupów na SGH. A jeśli ktoś chce to połączyć z zamówieniami publicznymi, zapraszam do Akademii Zamówień Publicznych w Krajowej Szkole Administracji Publicznej. 

Powyższy tekst ukazał się na łamach Miesięcznika Zamówenia Publiczne. Doradca.

Autor: Dariusz KOBA

Czytaj dalej...

Współpraca czy konflikt?

Inteligentny kupiec zobowiązany jest dogłębnie zweryfikować wiarygodność wykonawców, aby nie dopuścić do uzyskania zamówienia przez firmę niewiarygodną. Powinien w tym celu wykorzystać wszystkie dostępne narzędzia pozwalające na wykluczenie wykonawców, którzy nie są godni wiary, którym nie można zaufać i nie można powierzyć realizacji zamówienia. To jest, co do zasady, prawda. Jednak rezultatem takiego podejścia jest nieustanny konflikt miedzy zamawiającymi a wykonawcami. Efekty widać gołym okiem, nie tylko w KIO. Czy nie można byłoby inaczej?

Zakładamy w Polsce, że o zamówienia ubiegają się często wykonawcy niezdolni do należytego wykonania zamówienia. Zakładamy, że są to firmy nastawione na maksymalizację zysku w krótkim okresie, działające na zasadzie: wygrać choćby za rażąco niską cenę – wykonać z jeszcze niższą jakością, aby zarobić jak najwięcej – wziąć wynagrodzenie i zniknąć, nie dbając wcale o zadowolenie klienta. Praktyka pokazuje, że, niestety, często jest to prawda. Jak rozwiązać ten problem?

Podstawową strategią jest nie dopuszczenie do udziału w postępowaniu niewiarygodnych wykonawców. W tym celu stosujemy przede wszystkim dwa narzędzia: podstawy wykluczenia i warunki udziału w postępowaniu.

Podstawy wykluczenia

Wśród obligatoryjnych podstaw wykluczenia (art. 24 ust. 1 Pzp) szczególnie ważne wydają się dwie (a właściwie jedna zawarta w dwóch punktach): pkt 16 i 17 - wprowadzenie zamawiającego w błąd poprzez przedstawienie informacji nieprawdziwych. Rzeczywiście w wielu ofertach znajdujemy informacje nieprawdziwe, niezgodne ze stanem faktycznym. Rzadko są to wierutne kłamstwa (choć i takie się zdarzają), częściej są to „podkoloryzowane” wersje opisu doświadczenia firmy lub personelu. Czasem są wynikiem braku staranności przy składaniu ofert, częściej chyba świadomym i celowym działaniem (którego, oczywiście, nie da się udowodnić). Dla skutecznego wykluczenia wykonawcy nie trzeba dowodzić ani umyślnego działania, ani rażącego niedbalstwa (pkt 16), wystarczy lekkomyślność lub niedbalstwo „zwykłe” (pkt 17). Przepis pozwala wykonawcy uniknąć wykluczenia jedynie wtedy, gdy umie wykazać zachowanie należytej staranności wymaganej od profesjonalistów, czyli podwyższonej. To dobre rozwiązanie, które pozwala wykluczyć oszustów i chroni rzetelnych – pomijając w tym miejscu właściwe sposoby dowodzenia należytej staranności, których oceną zajmuje się KIO. Tylko, czy jest to przesłanka wykorzystywana należycie, czyli w każdym przypadku jej wystąpienia. Obawiam się, że wielu zamawiających woli „przymknąć oko” na te informacje, aby uniknąć wchodzenia w spór z wykonawcą oraz ciągu dalszego, czyli zawiadomienia właściwych organów o podejrzeniu popełnienia przestępstwa z art. 305 § 2 Kodeksu karnego (do 3 lat pozbawienia wolności dla tego, kto w związku z publicznym przetargiem rozpowszechnia informacje lub przemilcza istotne okoliczności mające znaczenie dla zawarcia umowy będącej przedmiotem przetargu). Niechęć zamawiających do stosowania tego narzędzia jest w pewnym stopniu uzasadniona postawą organów ścigania, które z reguły umarzają postępowania. Czy ktoś słyszał o wyroku wydanym na tej podstawie? – może należałoby taki nagłośnić, ku przestrodze. Zaniechanie wykluczenia wykonawcy i umarzanie postępowań karnych stanowi dla wykonawców wyraźny sygnał, że „kłamstwo popłaca” i pozostaje bez konsekwencji. Jest to promowanie przez państwo polskie kłamstwa i oszustwa w zamówieniach publicznych.

Spośród fakultatywnych podstaw wykluczenia (art. 24 ust. 5 Pzp) dwie przesłanki wydają się szczególnie ważne: pkt 2 i 4 - nienależyte wykonanie wcześniejszych zamówień. Pomijając w tym miejscu szczegółową analizę tych przepisów, należy podkreślić, że wyłącznie od woli zamawiającego zależy czy będzie umiał wykazać brak staranności wykonawcy przy pomocy stosownych środków dowodowych. Zwłaszcza jeśli chodzi o zamówienia wcześniej realizowane na rzecz tego zamawiającego. Tymczasem zamawiający lubią narzekać na jakość i rzetelność wykonawców, lecz ostatecznie dokonują odbiorów i płatność, aby mieć „święty spokój”. To się mści na całym systemie, gdyż firma, która uzyskała protokół odbioru składa oferty w kolejnych przetargach. Czasem zamawiający „odgrywają się” odmawiając wystawienia referencji, co jest, po pierwsze, nielegalne (por. art. 462 Kodeksu cywilnego), po drugie, bezskuteczne (protokół odbioru jest wystarczającym dowodem należytego wykonania zamówienia). Efektem zaniechań jest promocja wykonawców nierzetelnych, mających obyczaj nienależytego wykonywania zamówień. Na marginesie: znamy ostatni głośny wyrok podważający wykluczenie wykonawcy w sytuacji, wydawałoby się, oczywistej. Niemniej, być może sytuacja nie była taka oczywista, a poza tym nie wolno z tego przypadku (ani z żadnego innego wyroku KIO) wyciągać wniosku, że nie należy egzekwować należytej staranności czy gromadzić dowodów nienależytej staranności wykonawcy.

Warunki udziału

Drugim narzędziem badania wiarygodności wykonawców są warunki udziału w postępowaniu. Powszechna jest w Polsce wiara, że jedynym legalnym sposobem formułowania warunków jest ich określenie w sposób jednoznaczny i precyzyjny, przy użyciu wymiernych sformułowań. Dążąc do wyboru doświadczonego wykonawcy (zostawmy na boku problem czy rzeczywiście zawsze należy badać doświadczenie firmy, gdzie się ono mieści i co z niego wynika) zamawiający formułuje warunek na zasadzie: w ciągu ostatnich 3(5) lat wykonał należycie co najmniej 2 zamówienia podobne – po czym następuje precyzyjna definicja zamówienia podobnego: o zakresie X, w technologii Y o wartości Z itp., itd. Takie określenie warunku oznacza, że wcześniejsze zamówienie nie spełniające choćby jednego z elementów definicji lub wykonane rok wcześniej nie może być uznane za odpowiednie. Wykonawca, który wykonał zamówienie obiektywnie podobne, lecz np. minimalnie mniejszej wartości jest wykluczany. Mimo, że każdy rozsądnie myślący człowiek uznałby taką firmę za zdolną do wykonania zamówienia. I to jest uznawane za wzorcowe, zgodne z zasadami zamówień publicznych! Tymczasem jest to klasyczny przykład sztucznego, nieuzasadnionego ograniczania konkurencji. Trudno się dziwić, że często znajduje swój finał w KIO. Wiedząc o tym zamawiający starają się nie stawiać warunków, które ktoś mógłby podważyć, czyli sztucznie je zaniżają. W rezultacie warunki są tak niskie, że dla nikogo nie stanowią przeszkody w ubieganiu się o zamówienie: ani dla firmy wiarygodnej, doświadczonej, posiadającej potencjał techniczny i zatrudniającej pracowników, ani dla firmy-teczki, która sprzęt „skombinuje”, ludzi wynajmie, a kasę pożyczy. Na pierwszy rzut oka jest OK. W rzeczywistości nie jest. Firmy poważne, ponoszące spore koszty utrzymania potencjału zmuszone do konkurencji cenowej z partaczami nie mają żadnych szans. W wielu branżach poważne firmy już dawno porzuciły rynek zamówień publicznych, pozostali ci, którzy hołdują filozofii: wygrać za (rażąco) niską cenę – wykonać byle jak – i do przodu. I tak realizowane są kolejne projekty. Właściwie należałoby napisać: były. Bo czasy rażąco niskich cen minęły. Dziś ceny są wysokie – ale byle-jakość pozostała.

Jak na dłoni widać, że to droga donikąd. To nie jest „uzyskiwanie najlepszych efektów z danych nakładów” ani „optymalny dobór metod i środków służących osiągnięciu założonych celów” (art. 44 ust. 3 ustawy o finansach publicznych).

Czy można inaczej? Chyba tak. Nie trzeba tego nawet wymyślać. Te drzwi zostały dawno otwarte. Polska nie jest pierwszym krajem, w którym występują te problemy. Inni już tu byli. I zmienili podejście.

Współpraca z wykonawcami

Należy zacząć od tego, że interesy zamawiających i wykonawców nie są sprzeczne. Zamawiający chce, aby zamówienie zostało należycie wykonane naj najkorzystniejszych warunkach rynkowych. Rzetelny wykonawca również chce należycie wykonywać swoją pracę i otrzymać za nią odpowiednie wynagrodzenie. Co stoi na przeszkodzie ich współpracy?

Wykluczyć kłamców i partaczy

Współpracować można tylko z rzetelnymi, wiarygodnymi wykonawcami. Wykonawca, który wprowadza w błąd zamawiającego musi zostać wykluczony, zamawiający musi konsekwentnie stosować art. 24 ust. 1 pkt 16 i 17 Pzp. Wykonawca, który nie wykonał należycie wcześniejszego zamówienia musi zostać wykluczony, zamawiający musi konsekwentnie stosować art. 24 ust. 5 pkt 2 i 4 Pzp. Więcej – należy zmienić przesłankę wykluczenia i wdrożyć sformułowania zawarte w art. 57 ust. 1 pkt g Dyrektywy 2014/24/UE, które przewidują wykluczenie wykonawcy:

jeżeli wykonawca wykazywał znaczące lub uporczywe niedociągnięcia w spełnieniu istotnego wymogu w ramach wcześniejszej umowy w sprawie zamówienia publicznego, wcześniejszej umowy z podmiotem zamawiającym lub wcześniejszą umową w sprawie koncesji, które doprowadziły do wcześniejszego rozwiązania tej wcześniejszej umowy, odszkodowań lub innych porównywalnych sankcji.

Zmienić sposób formułowania warunków udziału

Warunki udziału w postępowaniu nie muszą być formułowane jak dotychczas. O tym napisał UZP już wiele lat temu, w Informatorze nr 2 z 2013 roku:

f. Ustawa Pzp i dyrektywa klasyczna nie wymaga, by kryteria weryfikacji i minimalne zdolności wskazane w opisie sposobu oceny spełniania warunków musiały zostać wyrażone liczbowo, mogą mieć one zatem charakter przesłanek lub wytycznych, które zamawiający przyjmie przy weryfikacji informacji zawartych w dokumentach złożonych przez wykonawcę.

Przeformułowując powyższe stwierdzenie na dzisiejszą siatkę pojęciową (odrzuciliśmy obowiązujące wówczas rozróżnienie na warunki i opis sposobu ich spełniania): Warunki udziału nie muszą zostać wyrażone liczbowo, mogą mieć charakter przesłanek lub wytycznych, które zamawiający przyjmie przy weryfikacji informacji zawartych w dokumentach podmiotowych.

Jeszcze wyraźniej jest to wskazane w obecnym brzmieniu art. 22 ust. 1a Pzp:

Zamawiający określa warunki udziału w postępowaniu oraz wymagane od wykonawców środki dowodowe w sposób proporcjonalny do przedmiotu zamówienia oraz umożliwiający ocenę zdolności wykonawcy do należytego wykonania zamówienia, w szczególności wyrażając je jako minimalne poziomy zdolności.

Wiemy co oznacza zwrot „w szczególności”. Jest to wprowadzenie do tzw. listy indykatywnej. To, co następuje po tym zwrocie jest przykładem (por. art. 91 ust. 2 Pzp) wskazującym jak może być. Z drugiej strony, wiadomo, że użycie tego sformułowania oznacza jednocześnie, że można inaczej. Tak, jak można stosować inne kryteria oceny ofert, niż wymienione w art. 91 ust. 2 Pzp, tak można formułować warunki udziału inaczej, niż poprzez „minimalne poziomy zdolności”. Co to są minimalne poziomy zdolności? To jest właśnie taki sposób opisu warunków, jaki przyjął się w Polsce jako jedyny możliwy. Czy jest on legalny?- bez wątpienia. Jednak nie może budzić również wątpliwości, że nie jest to jedyny sposób formułowania warunków. Warunki udziału mogą być również formułowane nie jako minimalne poziomy zdolności, lecz jako przesłanki lub wytyczne, które zamawiający przyjmie przy weryfikacji informacji zawartych w dokumentach podmiotowych (zgodnie z opinią UZP). Czyli jak?

Mniej więcej tak, jak to było pierwotnie sformułowane w ustawie o zamówieniach publicznych, gdy wymagano od wykonawców potwierdzenia, że:

  • posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie, potencjał ekonomiczny i techniczny, a także pracowników zdolnych do wykonania zamówienia,
  • znajduje się w sytuacji finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia

Stosować prekwalifikację

Rozumiem, że stosowanie nieprecyzyjnych warunków udziału naraża wykonawców na ryzyko poniesienia dużych kosztów przygotowania ofert w sytuacji, gdy nie będą w stanie potwierdzić swojej wiarygodności i zostaną na końcu procesu wykluczeni. Dlatego zawsze lepszym rozwiązaniem jest przeprowadzenie prekwalifikacji, co wymaga zastosowania choćby trybu przetargu ograniczonego (nie mówiąc już o negocjacjach z ogłoszeniem i dialogu konkurencyjnym). Prekwalifikacja pozwala po pierwsze, na luźniejsze sformułowanie warunków, po drugie na zastosowanie kryteriów selekcji. O wyższości prekwalifikacji i właściwych zasadach jej przeprowadzenia pisałem w numerze 04/18 Doradcy.

Nie zmieściło się wtedy kryterium stosowane przy większych przetargach przez angielską Highways Agency (obecnie Highways England) odnośnie współpracy: StART (Strategic Alignment Review Tool). Przedmiotem oceny jest stopień zgodności wykonawcy ze strategią zamawiającego. Narzędzia oceny zostały wypracowane we współpracy z wykonawcami. Wartości, których zrozumienia oczekuje zamawiający są definiowane w sposób następujący:

  1. Przywództwo (Lidership): Chcemy, aby nasi wykonawcy wspierali nas nie tylko poprzez wzorową realizację umów, ale również przez współpracę z nami, aby wypełnić nasze plany strategiczne. Będziemy wybierać do współpracy zdecydowanie prowadzone organizacje, które zaangażują się we współpracę z nami długoterminowo i na wszystkich poziomach, będą wnosić swój wkład i wpływać na kierunki rozwoju.
  2. Współpraca (Collaboration): Społeczeństwo polega na naszych drogach. Zwiększając efektywność i użyteczność dróg dla ich użytkowników oraz społeczności, chcemy blisko współpracować z wykonawcami – musimy podnieść zasady współpracy na nowy poziom. Dlatego chcielibyśmy pracować z wykonawcami, którzy chcą porozumienia ponad podziałami, którzy budują zintegrowane relacje, którzy są dobrze poinformowani i reagują na uzyskiwane informacje, którzy są otwarci i dzielą się opiniami, aby budować zaufanie, zarządzać ryzykiem i wnieść wartość dodaną.
  3. Łańcuch zakupów (Supply chain): Potrzebujemy łańcucha dostaw, który jest całkowicie zgodny z naszymi planami strategicznymi, wartościami i zasadami, i działa na wszystkich poziomach, aby zapewnić najlepsze dla nas rezultaty. W związku z tym oczekujemy od naszych wykonawców rozwoju wiedzy, zdolności i metod pracy z ich własnymi wewnętrznymi i zewnętrznymi łańcuchami dostaw w celu efektywnej realizacji celów spójnych z naszym programem strategicznym.
  4. Dostarczanie wartości (Delivering value): My, podobnie jak w przypadku wszystkich instytucji rządowych, stajemy ciągle wobec wyzwania realizacji naszych celów mniejszymi nakładami. Dlatego chcemy, aby nasi wykonawcy mobilizowali wszystkie swoje talenty i zasoby, aby pracować mądrzej i wydajniej, na przykład poprzez innowacje i usprawnienia procesów.

To brzmi jak bajka. A jednak jest powszechnie od dawna stosowane i ma decydujący wpływ na wynik prekwalifikacji (waga 60%). Więcej na ten temat w raporcie „Ewaluacja rozwiązań stosowanych w celu oceny i wyboru ofert w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego w projektach drogowych i kolejowych realizowanych w ramach POIiŚ wobec rozwiązań stosowanych w innych krajach członkowskich UE” (całość do pobrania m. in. z mojej strony https://www.koba-consulting.pl/czytaj-o-zamowieniach-publicznych).

Stosować odpowiednie kryteria oceny ofert

Kryteria oceny ofert nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy, a w szczególności jego wiarygodności ekonomicznej, technicznej lub finansowej (art. 91 ust. 3 Pzp). Nie oznacza to wszakże, że kryteria oceny ofert nie mogą służyć do oceny prawdopodobieństwa należytego wykonania zamówienia. Wręcz przeciwnie. Oczywiście, nie chodzi o standardowe kryteria w stylu cena-termin-gwarancja. Chodzi o kryteria, które obejmujemy zbiorczą nazwą „koncepcja realizacji zamówienia”. Tego typu kryteria mogą nosić różne nazwy i być skoncentrowane na ocenie różnych aspektów sposobu realizacji zamówienia, jednak wspólnym celem ich stosowania jest uzyskanie przez zamawiającego przekonania, że wykonawca wykona zamówienie należycie. Wykonawca powinien umieć zademonstrować:

  1. zrozumienie przedmiotu zamówienia, stawianych celów, swojej roli w realizacji zamówienia,
  2. znajomość metod i środków dojścia do celu,
  3. świadomość ewentualnych zagrożeń związanych z realizacją zamówienia i umiejętność ich eliminacji oraz minimalizacji wpływu ryzyka na realizację zamówienia,
  4. realność terminu realizacji,
  5. umiejętność zbudowania zespołu efektywnie realizującego zamówienie,
  6. itd., itp.

Tego typu kryteria wymagają sporego nakładu pracy od wykonawców oraz określonych kwalifikacji od zamawiającego. Ocena ofert jest niewymierna i może przebiegać na różne sposoby. Sporo przykładów zawarłem w opracowaniu „Pozacenowe kryteria oceny ofert. Poradnik z katalogiem dobrych praktyk.” dostępnym na stronie UZP (https://www.uzp.gov.pl/baza-wiedzy/wzorcowe-dokumenty/pozacenowe-kryteria-oceny-ofert) oraz mojej (https://www.koba-consulting.pl/pozacenowe-kryteria-oceny-ofert-poradnik-z-katalogiem-dobrych-praktyk).

Ocena ofert nie powinna ograniczać się do analizy opracowań zawartych w ofercie. Naturalnym pytaniem, które powinno nurtować zamawiającego jest: skąd się wzięły proponowane przez wykonawcę działania? Kupił takie opracowanie na mieście? (źle) – usłyszał, przeczytał o doświadczeniach innych? (lepiej) – sam już stosował takie rozwiązania? (dobrze). To powinno być weryfikowane przy ocenie ofert. 

Dobrze jest również przewidzieć ocenę opartą na bezpośredniej rozmowie z wykonawcami (kluczowym personelem dedykowanym do realizacji zamówienia). Sposoby przeprowadzenia próby wiedzy wraz z przykładami są również opisane w Poradniku (str. 31 tomu 1 i str. str. 19 tomu II).

Na koniec należy zweryfikować na ile zasoby wykonawcy, w szczególności sprzęt i personel będą dostępne w trakcie realizacji zamówienia, gdyż – jak to wynika z art. 22d ust. 2 Pzp – zamawiający może, na każdym etapie postępowania, uznać, że wykonawca nie posiada wymaganych zdolności, jeżeli zaangażowanie zasobów technicznych lub zawodowych wykonawcy w inne przedsięwzięcia gospodarcze wykonawcy może mieć negatywny wpływ na realizację zamówienia.

Umowa oparta na współpracy

Zamawiający często po zawarciu umowy jedzie na wakacje uważając, że jego rola już się skończyła. Teraz kolej na wykonawcę. Nic podobnego. Być może pracownicy działów zamówień publicznych właśnie wykonali swoją rolę (co jest wielkim nieporozumieniem, dużym błędem i powodem wielu kłopotów – pisałem o tym nie raz), jednak zamawiający ma swoje istotne zobowiązania wynikające z umowy. Nawet, jeśli umowa nie wymienia zbyt wielu obowiązków zamawiającego, ma on zawsze obowiązek współdziałania przy wykonaniu zobowiązania przez wykonawcę:

  1. zgodnie z jego treścią i
  2. w sposób odpowiadający jego celowi społeczno-gospodarczemu oraz
  3. zasadom współżycia społecznego,
  4. a jeżeli istnieją w tym zakresie ustalone zwyczaje - także w sposób odpowiadający tym zwyczajom. (art. 354 § 2 Kc)

Czy jest konieczne powielenie tej normy w ustawie Pzp? I co to zmieni w świecie realnym?

Wykonawcy nieustannie skarżą się na brak współpracy ze strony zamawiającego i chyba zwykle mają rację. Na wszystkie prośby, postulaty, propozycje i roszczenia wykonawców zamawiający mają standardowe odpowiedzi: „róbcie, róbcie – potem to załatwimy”, następnie „chciałbym, ale nic nie mogę”, wreszcie „idźcie do sądu”. I tak problemy, które można było bez trudu rozwiązywać na bieżąco urastają do wielkich sporów sądowych, których końca wielu wykonawców już nie doczeka. A czy ktoś będzie za to odpowiadał? Niby kto? To jasne: zamawiający. Tak, tak – zamawiający powinien odpowiadać za doprowadzenie do upadłości wykonawcy w wyniku przyjęcia przez niego niekorzystnych warunków realizacji zamówienia. Widziałem takie rozwiązanie w USA. Tam urzędnicy pamiętają o tym kto płaci podatki i wiedzą, że wykańczanie wykonawców nie leży w interesie publicznym. Gdyby choć ślad takiego podejścia w Polsce…

W sumie wiadomo dlaczego tak jest: wszak zmiana naruszająca równowagę ekonomiczną umowy na korzyść wykonawcy w sposób nieprzewidziany pierwotnie w umowie jest zmianą zakazaną (art. 144 ust. 1e pkt 2b Pzp). Gdy przypomnimy sobie dawną interpretację tej przesłanki przez KE (gdy nakazano nam w 2009 roku zmienić przesłanki aneksowania umów) robi się gorąco. Co stwierdziła Komisja? Nie ma zmian korzystnych dla zamawiającego. Skoro wykonawca podpisał aneks, to dlatego, że uznał go za korzystny dla siebie. A skoro aneks jest korzystny dla wykonawcy, to nie może być równocześnie korzystny dla zamawiającego (tak, jakby realizacja zamówienia była grą o sumie zerowej). Wniosek: wszystkie aneksy naruszają równowagę ekonomiczną na korzyść wykonawcy! Wierze, że realizacja zamówienia nie jest grą o sumie zerowej, ale czym jest moja wiara wobec przekonań kontroli ugruntowanych w Brukseli.

Wniosek z powyższego płynie jednak właściwy: należy przewidywać zmiany w umowie w postaci jednoznacznych postanowień umownych, które określają ich zakres, w szczególności możliwość zmiany wysokości wynagrodzenia wykonawcy, i charakter oraz warunki wprowadzenia zmian (art. 144 ust. 1 pkt 1 Pzp). Podstawową funkcją umowy jest identyfikacja i alokacja ryzyka, czyli zdefiniowanie co może pójść nie tak i co wtedy zrobimy. Zamawiający hołdują przekonaniu, że dobra umowa to taka, które całe ryzyko przypisuje wykonawcy. Zamawiający konstruując umowę mówi wykonawcom: cokolwiek się stanie – nie zmienię wymagań, nie dopłacę, nie przesunę terminu, itp. itd. A jak wykonawcy się nie podoba, to może podjąć swobodną decyzję, ze nie składa oferty. Czy tak można? Niby nie jest to nielegalne, ale dalekie od zasad finansów publicznych. I skutkuje tym, że mamy najniższą liczbę ofert w całej Unii. Składanych w dużej mierze przez mało wiarygodnych wykonawców. Gratulacje!

Aby zaprosić rzetelne firmy do udziału w zamówieniach trzeba bardzo zmienić podejście do konstruowania umów. Tu też nie trzeba wyważać otwartych drzwi. W ekonomii funkcjonuje pojęcie umowy najkorzystniejszej obiektywnie. Jest to umowa, która przypisuje poszczególne ryzyka tej stronie, dla której ponoszenie danego ryzyka jest względniejsze (tańsze lub łatwiejsze do zarządzania).

Inteligentny nabywca (kupiec):

  • przewiduje możliwie wszystkie ryzyka
  • stosuje klauzule generalne z listą indykatywną (……, w szczególności ……)
  • przypisuje ryzyka stronie, dla której jego ponoszenie jest względniejsze
  • zakłada rezerwę na ryzyka zamawiającego
  • przewiduje zmiany w umowie - a jeszcze lepiej: klauzule umowne umożliwiające zmianę przedmiotu, terminu, wynagrodzenia… bez zmiany umowy.

Tylko takie umowy, uczciwe, oparte na zasadzie równości stron i na współpracy stron mogą przyciągnąć z powrotem wykonawców do zamówień publicznych (ewentualnie kryzys i brak pracy, z czym mieliśmy do czynienia przez długie lata – ale tego sobie nie życzymy :)

Zobaczymy, czy nowa ustawa coś w tej kwestii zmieni. Już słyszę, że to skandal, że współpraca wymaga ustępstw, a ustępstwa są na korzyść wykonawcy, a to jest nielegalne… A na koniec trzyliterowe organizacje zapukają o szóstej rano.

Stała współpraca z obecnymi i potencjalnymi wykonawcami

Współpraca z wykonawcami nie zaczyna i nie kończy się na etapie realizacji umowy. Chodzi o bycie w stałych relacjach z rynkiem, o rozmawianie z firmami przy każdej okazji, o znajomość ich oferty, potencjału, zaangażowania. Nabywcy publiczni powinni bywać na targach, konferencjach, szkoleniach, czytać profesjonalne, branżowe publikacje itp., itd. Jest to jeden z obowiązków zamawiającego zdefiniowanych w projekcie Europejskich ram kompetencyjnych (European Competency Framework ECF) dla nabywców publicznych przygotowywanych przez Komisję Europejską. Jest tam napisane m. in.:

Budowanie i utrzymywanie efektywnych relacji z obecnymi i potencjalnymi wykonawcami jest kluczowe dla zapewnienia pomyślnej realizacji bieżących i przyszłych zamówień. W tym celu nabywcy publiczni muszą otwierać kanały komunikacji z wykonawcami i skutecznie ich używać, aby zapewnić wzajemne zrozumienie i aktywnie identyfikować potencjalne zagrożenia.

Opisując kompetencje kierownika komórki zamówień publicznych KE stwierdza m. in.:

Utrzymuje uporządkowane i strategiczne relacje z wykonawcami w oparciu o zaufanie, zaangażowanie i uczciwość oraz świadomość wzajemnych zobowiązań.

Czy to nie brzmi jak bajka? Mam nadzieję, że nie. I zapraszam wszystkich, którzy podzielają tę nadzieję i chcieliby układać swoje relacje z wykonawcami (zamawiającymi) na zasadach współpracy na Letnią Akademię Zamówień Publicznych, która w tym roku będzie poświęcona w całości nowej ustawie Prawo zamówień publicznych. Tak wygląda przyszłość.

Warto patrzeć dalej – widzieć więcej – wiedzieć lepiej.

 

Powyższy tekst ukazał się na łamach Miesięcznika Zamówenia Publiczne. Doradca.

Autor: Dariusz KOBA

Czytaj dalej...

Czy kryteria oceny ofert mogą być racjonalne?

Kolejne działania promocyjne i legislacyjne mające na celu najpierw zachęcenie, a obecnie zmuszenie zamawiających do wyboru oferty najkorzystniejszej ekonomicznie nie przyniosły oczekiwanych rezultatów. Stan pacjenta stale się pogarsza. W czym upatrujemy nadzieję na zmiany?

Krótka historia kryteriów pozacenowych

Zacznijmy od tego, że przez pierwszych dziesięć lat funkcjonowania zamówień publicznych w Polsce nie było problemu ze stosowaniem kryteriów pozacenowych.

Były stosowane powszechnie tam, gdzie warto było je stosować. Przyjmowaliśmy zasady obowiązujące w Banku Światowym oraz w PRAG, według którego wydawano fundusze przedakcesyjne: roboty budowlane należy kupować po najniższej cenie, a przy zamawianiu usług intelektualnych najważniejsze jest zapewnienie odpowiedniego poziomu jakości. Już ta prosta zasada wnosiła dożo racjonalności w procesy inwestycyjne, czyli największe zamówienia. Fakt, że w wielu przypadkach stosowano kryteria odnoszące się do wiarygodności wykonawcy.

Na marginesie: wszyscy poza zamawiaczami, a nawet zamawiacze w prywatnych decyzjach kierują się kryteriami: cena - jakość - wiarygodność. Ciekawe dlaczego to oczywiste dla wszystkich podejście jest zakazane w UE i czy doczekamy czasów, że nie będzie (tak, jak okazało się, że organizacja zespołu i kwalifikacje personelu zawsze były legalnymi kryteriami).

Wszystko zmieniło się wraz z wejściem do Unii. Po pierwsze, zakazano kryteriów podmiotowych, po drugie, zatrudniono w kontroli zamówień unijnych „młodych-zdolnych”, acz nie mających żadnych doświadczeń w zamówieniach. I tak oto ogon zaczął wywijać kotem.

Z czasem zamawiający, zarzuceni zarzutami, zaczęli odstępować od stosowania kryteriów pozacenowych. Fundusze wymyśliły standardy kontroli nieistniejące gdzie indziej, zwłaszcza w starych krajach Unii. Nie dotyczy to, oczywiście jedynie kryteriów: kontrola źle patrzyła na inne tryby, niż przetarg nieograniczony, na inne wynagrodzenie niż ryczałtowe itp., itd. Polacy Polakom zgotowali ten los. Zakrólował przetarg nieograniczony rozstrzygany po najniższej cenie z ryczałtową umową.

Już dziesięć lat temu rząd zaczął propagować odwrót z tej drogi. W ramach „Nowego podejścia do zamówień publicznych” propagowano stosowanie kryteriów pozacenowych, innych trybów, niż przetarg nieograniczony itd. Bez odzewu. Później Chińczycy zeszli z budowy A2 – ileż było dyskusji, artykułów, wypowiedzi sejmowych i rządowych. Wszyscy zgodnie twierdzili (jak zwykle po szkodzie, ale lepiej późno, niż wcale), że należy stosować kryteria pozacenowe. Bez rezultatu. Przez całe lata w 90% zamówień cena była jedynym kryterium.

Nie mogąc zadziałać „miękko”, rząd postanowił wprowadzić przymus stosowania kryteriów pozacenowych. Rezultat był śmieszny.

Wszyscy się dostosowali: poza kryterium cena o wadze 95-99% zaczęto stosować inne kryteria, najczęściej termin o wadze 1-5%. Po pierwsze, nie miało to żadnego wpływu na wyniki przetargów, po drugie stanowiło zaprzeczenie powszechnej (poza zamówieniami) wiedzy, że „tanio to źle, ale tanio i szybko to jeszcze gorzej”. Już to doświadczenie powinno nauczyć ustawodawcę, że nie da się zmienić rzeczywistości poprzez zmianę przepisu, jesteśmy przecież mistrzami w obchodzeniu prawa.

Zamiast zidentyfikować i usunąć źródła problemu, postanowiono zaostrzyć przepis i zmusić zamawiających do stosowania kryteriów pozacenowych o wadze co najmniej 40%. Rezultat był łatwy do przewidzenia: zamiast kryteriów jakościowych zaczęto stosować „na odczepnego” triadę głupich, a prostych i policzalnych kryteriów: cena – 60%, termin – 20%, gwarancja – 20%. Bezmyślność stosowania tych kryteriów poraża: zdarza mi się dostać zapytanie o szkolenie z kryterium gwarancji (sic!), a znajoma oblała ostatnio rozmowę kwalifikacyjną, gdyż nie wyraziła zachwytu dla stosowanej w instytucji polityki kupowania tłumaczeń na podstawie kryterium gwarancji (sic!).

W większości przypadków stosowana obecnie triada kryteriów nie ma żadnego wpływu na wynik postępowania. Na szczęście.

Zdarzają się jednak sytuacje, gdy wygrywa oferta znacznie droższa, lecz oferująca wykonanie zamówienia trochę szybciej. To już nie jest śmieszne – to jest straszne. Jak wykazać w takim przypadku zgodność z zasadami finansów publicznych? Jak wykazać, że warto było zapłacić wiele tysięcy więcej za kilka dni/tygodni skrócenia terminu? To jest lub może być niemożliwe. Taka praktyka dopiero spotka się ze słusznymi zarzutami kontroli.

Różne strategie zakupowe

Nie wiem, kto wymyślił i propaguje triadę głupich kryteriów. Wiem, że jest ona właściwa bardzo rzadko. Bardzo rzadko odpowiada rzeczywistym, uzasadnionym preferencjom zamawiającego.

Nie podejmę się wskazywania odpowiednich kryteriów, gdyż odpowiednie kryteria zależą od wielu okoliczności. Znam różne strategie zakupowe i nie podejmuję się rozstrzygać o wyższości którejś z nich. Weźmy na przykład zamawianie robót budowlanych. Z jednej strony, jak już było wspomniane, Bank Światowy wykluczał i nadal wyklucza stosowanie kryteriów pozacenowych na wykonanie robót budowlanych. Z drugiej strony, brytyjska Highways Agency w przetargach (raczej negocjacjach z ogłoszeniem) na budowę autostrad stosuje kryterium jakościowe o wadze 60-70%.

W ramach kryterium „jakość” ocenie podlegają trzy podkryteria:

  • Oświadczenie o jakości – 50%
  • Zapewnienie kluczowego personelu – 15%
  • Oferowana metodologia – 35%

Oświadczenie o jakości, w zależności od specyfiki zamówienia, może odnosić się w szczególności do następujących kwestii (subkryteriów):

  • zaproponowane ulepszenia dokumentacji projektowej wychodzące naprzeciw wymaganiom zamawiającego,
  • projekt organizacji pracy na terenie budowy,
  • efektywne zarządzanie, komunikacja i współpraca z kierownikiem projektu, zamawiającym, podwykonawcami i podmiotami trzecimi,
  • zapewnienie płatności na rzecz podwykonawców,
  • zarządzanie jakością, zapewnienie niezależnej kontroli jakości, minimalizacja uchybień, efektywne wykorzystanie środków produkcji,
  • kontrola kosztów, dotrzymanie budżetu, zdolność prognozowania rocznych budżetów i ceny końcowej,
  • dotrzymanie harmonogramu, kamieni milowych, szybkość reakcji na zdarzenia.

Komisja przetargowa ocenia, które „oświadczenie o jakości” zapewni zamawiającemu najwyższe przekonanie, że cele wykonawcy zostaną osiągnięte oraz zapewniony będzie stały wzrost jakości. Oceniane jest podejście wykonawcy do wybranych kwestii (subkryteriów) według skali od 1 do 10 punktów.

Dla oceny podkryterium „Zapewnienie kluczowego personelu”, wykonawca zobowiązany jest przedstawić dane dotyczące kluczowego personelu, który jest oceniany w ramach kryterium nie za posiadane wykształcenie i doświadczenie, lecz za jego adekwatność do roli w trakcie realizacji zamówienia.

Jeśli chodzi o „Oferowaną technologię”, na odczepnego wymagania w tym zakresie mogą obejmować, w zależności od specyfiki zamówienia, następujące kwestie (subkryteria):

  • harmonogram realizacji zamówienia,
  • harmonogram wykorzystania zasobów w sposób wystarczająco szczegółowy, aby zidentyfikować poszczególne zasoby i środki dla każdej operacji w ramach harmonogramu,
  • opis podejścia do realizacji każdej operacji w ramach harmonogramu,
  • identyfikacja ryzyka, opis spodziewanego wpływu ryzyka na harmonogram i koszty, opis proponowanych działań w celu uniknięcia lub zmniejszenia ryzyka (nie może zawierać żadnych realokacji ryzyka).

Oceniane jest podejście wykonawcy do wybranych kwestii (subkryteriów) według skali od 1 do 10 punktów. Zasady przyznawania punktów są opisane w Raporcie z badania pt. „Ewaluacja rozwiązań stosowanych w celu oceny i wyboru ofert w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego w projektach drogowych i kolejowych realizowanych w ramach POIiŚ wobec rozwiązań stosowanych w innych krajach członkowskich UE”. Badanie zostało przeprowadzone na zlecenie Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju przez konsorcjum firm: Agrotec Polska Sp. z o.o. oraz Centrum Zamówień Publicznych Sp. z o.o. a Raport jest dostępny w internecie od pięciu lat (również na mojej stronie).

To są dobre przykłady kryteriów, których celem jest ocena jakości prac, które mają zostać wykonane. Jakże daleko od tego podejścia jest polska triada głupich kryteriów.

Więcej przykładów takiego podejścia zawarłem w Poradniku opracowanym na zlecenie Urzędu Zamówień Publicznych i dostępnym na stronie https://www.uzp.gov.pl/baza-wiedzy/wzorcowe-dokumenty/pozacenowe-kryteria-oceny-ofert. Czy te propozycje ktoś wykorzysta?

Skąd wziąć odpowiednie kryteria?

Przy doborze właściwych kryteriów i ich wag, najwłaściwszym podejściem jest zastosowanie jednej z metod wspomagania podejmowania decyzji. Metody te, rozwijane na potrzeby podejmowania różnych skomplikowanych decyzji, z powodzeniem nadają się do rozwiązania problemów: jakie kryteria? i jakie wagi?

Kilka z tych metod mogłoby być stosowane (a włoskie przepisy wymagają zastosowania jednej z nich):

  1. metoda substytucyjności,
  2. Proces Hierarchii Analitycznej (AHP - Analytical Hierarchy Process),
  3. metody Electre (ELimination Et Choix Traduisant la Realia),
  4. metody Promethee (Preference Ranking Organisation METHod for Enrichment Evaluations),
  5. TOPSIS (Technique for Order Preference by Similarity to Ideal Solution),
  6. EVAMIX.

We wspomnianym Poradniku opisuję (a na szkoleniach również ćwiczymy) stosowanie Procesu Hierarchii Analitycznej. Wydaje się, że jest to wystarczająco prosta i dokładna metoda określenia wag kryteriów (zainteresowanych odsyłam na stronę UZP lub moją). W tym miejscu chciałbym zaproponować dwie metody jeszcze prostsze.

1. Hierarchizacja kryteriów pomija etap identyfikacji kryteriów i służy do określenia wzajemnych wag określonych wcześniej kryteriów. Zakładając, że zidentyfikowano pięć właściwych kryteriów, należy sporządzić tabelę jak niżej:

  Kryterium 1   Kryterium 2    Kryterium 3     Kryterium 4     
Kryterium 1  
Kryterium 2  
Kryterium 3     
Kryterium 4       
Kryterium 5        

W poszczególnych komórkach na przecięciu wiersza i kolumny należy wpisać numer kryterium, które z tych dwóch jest ważniejsze. Np. w poniższej tabeli zapisano, że kryterium 1 jest ważniejsze od każdego z pozostałych, że kryterium 2 jest ważniejsze od kryterium 3 a mniej ważne od kryterium 4 i 5:

  Kryterium 1   Kryterium 2    Kryterium 3     Kryterium 4     
Kryterium 1  
Kryterium 2 1
Kryterium 3  1 2
Kryterium 4  1 4 3
Kryterium 5 1 5 4

Następnie należy zliczyć ile razy każde z kryteriów występuje w tabeli:

Kryterium    Liczba wystąpień Wagi 
Kryterium 1  4  40%
Kryterium 2  1  10%
Kryterium 3  1  10%
Kryterium 4  2  20%
Kryterium 5  2  20%


Wagi mogą zostać obliczone jako proporcja liczby wystąpień w ogólnej liczbie pól. Metoda nie pozwala na precyzyjne określenie wag, ale na pewno jest lepsza od żadnej, a także od społecznego dowodu słuszności (wszyscy tak robią) i historycznego dowodu słuszności (od dawna tak robimy). Ciekawe czy przy pomocy tej prostej metody ktoś osiągnąłby wagę ceny i terminu 20%. Raczej nie – bez wyraźnej przyczyny, której nie wykluczam.

2. Monetaryzacja kryteriów polega na przypisaniu wszystkim kryteriom wartość pieniężnej. Staramy się odpowiedzieć na pytanie: ile to jest dla nas warte? ile jesteśmy gotowi zapłacić więcej?

Załóżmy budowę kanalizacji za 1 mln zł w maksymalnym terminie 40 tygodni. Załóżmy, że technicznie jest możliwe skrócenie terminu realizacji o 20%, czyli 8 tygodni. Ile jest warte skrócenie terminu o (dane „z sufitu”, lecz znacznie poniżej 20%):

Okres skrócenia w tygodniach   Wartość w zł
 1-2  20 000
 3-4  40 000
 5-6  60 000
 7-8  80 000

 Załóżmy standardową gwarancję 5-letnią i możliwość jej wydłużenia do 10 lat. Ile jest warte wydłużenie gwarancji o każdy rok (dane „z sufitu” jednak z uwzględnieniem zasady, że każdy kolejny rok cenimy bardziej):

Okres wydłużonej gwarancji w latach  Wartość w zł
6 10 000
7 20 000
8 50 000
9  100 000
10 180 000

 Załóżmy, że wymagamy kierownika budowy z uprawnieniami oraz preferujemy takiego, który ma duże doświadczenie w realizacji robót poniżej poziomu wody gruntowej (bo taki mamy teren). Ile chcielibyśmy dopłacić za 9 miesięcy pracy takiego kierownika:

Doświadczenie kierownika budowy
w latach
 Wartość w zł
2-3  18 000
4-5  27 000
6-7  36 000
8-9  48 000
>10 56 000

Jak wyglądałaby ocena takich hipotetycznych ofert:

  Oferta 1  Oferta 2  Oferta 3 
Cena    1 000 000  1 200 000  990 000
 Skrócenie terminu o tygodni:  5 7 3
 Zmniejszenie ceny za termin  - 60 000   - 80 000  - 40 000
 Wydłużona gwarancja do lat  6 10 5
 Zmniejszenie ceny za gwarancję  - 10 000  - 180 000  0
 Doświadczenie kierownika  10 15 2
 Zmniejszenie ceny za kierownika  - 56 000  - 56 000  - 18 000
 Cena skorygowana  874 000  884 000  932 000

Cena skorygowana służy, oczywiście, jedynie do porównania ofert i wyboru oferty najkorzystniejszej. Umowa jest zawierana na rzeczywistą cenę zaproponowaną w ofercie najkorzystniejszej.

Mniejsza o dane wzięte „z sufitu”. Ważniejsze, że takie podejście pozwala na rozważanie dylematów: czy rzeczywiście chcemy płacić za skrócenie terminu realizacji 10 tysięcy złotych za każdy tydzień? czy nie warto zapłacić 200 tysięcy więcej za 10-letni okres gwarancji? ile więcej powinien zarabiać doświadczony kierownik budowy? itd., itp. Rozumowanie takie mogłoby zapobiec stosowaniu nierozsądnych kryteriów i ich wag, w szczególności terminu o wadze 20%.

Pozostaje, niestety, następujące zagadnienie: czym wypełnić brakujące kryteria, aby dopełnić do wagi 40%. Jakością, oczywiście. Ale to już odrębny problem.

 

Powyższy tekst ukazał się na łamach Miesięcznika Zamówenia Publiczne. Doradca.

Autor: Dariusz KOBA

Czytaj dalej...
Subskrybuj to źródło RSS